Приложение
к приказу МЧС России
от 16.03.2006 N 160
ИНСТРУКЦИЯ
ПО АРХИВНОЙ РАБОТЕ В ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ, СОЕДИНЕНИЯХ,
ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ ВОЙСК ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
СИСТЕМЫ МЧС РОССИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает основные правила организации и ведения архивной работы в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, подразделениях федеральной противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формированиях, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждениях, находящихся в ведении МЧС России (далее - органы управления, воинские части, организации системы МЧС России).
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом
от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, "Основными правилами работы архивов организаций" (Росархив, ВНИИДАД, М., 2004), нормативными документами Федерального архивного агентства и распорядительными документами МЧС России по организации работы с несекретными документами.
Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.04 N 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).
1.3. Общее руководство архивной работой в системе МЧС России осуществляет Административно-правовой департамент МЧС России.
Методическое руководство и контроль за состоянием архивной работы в системе МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России.
1.4. Документы, образующиеся в процессе деятельности органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России, имеющие историческое, культурное, научное, социальное и политическое значение, составляют Архивный фонд Российской Федерации и являются собственностью государства.
Временно, в пределах сроков, установленных настоящей Инструкцией, эти документы хранятся в органах управления, воинских частях и организациях системы МЧС России (сроки ведомственного хранения документов и порядок передачи их на дальнейшее хранение определены в разделе III).
В целях обеспечения учета, сохранности, упорядочения и использования документов и подготовки их к передаче на постоянное хранение в органах управления, воинских частях и организациях системы МЧС России образуются архивы (или функции архива возлагаются на штатное структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства) (далее - архивы).
1.5. Ответственность за обеспечение архивов необходимым помещением, оборудованием и кадрами возлагается на начальников органов управления, командиров воинских частей, начальников (руководителей) организаций системы МЧС России.
1.6. Ответственность за организацию и состояние архивной работы в органах управления, воинских частях и организациях системы МЧС России возлагается на начальников органов управления, командиров (начальников штабов) воинских частей, начальников (руководителей) организаций системы МЧС России.
1.7. Начальники органов управления, командиры воинских частей, начальники (руководители) организаций системы МЧС России несут персональную ответственность за состояние и сохранность законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и своевременную передачу в архивы всех документов (дел), подлежащих архивному хранению.
1.8. Лица, виновные в хищении, утрате, сокрытии, небрежном хранении, порче или незаконном уничтожении архивных документов, а также в разглашении содержащихся в них сведений, составляющих государственную тайну, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
II. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВОВ
2.1. Задачи, функции и права архивов органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России определяются положениями о них.
Примерное положение об архиве представлено в приложении N 1.
2.2. Положение об архиве согласовывается с Центральным архивом МЧС России и утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
2.3. На архивы возлагаются следующие задачи:
комплектование документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача дел на хранение (в соответствии с требованиями раздела IV настоящей Инструкции) в Центральный архив МЧС России.
2.4. В целях выполнения возложенных на них задач архивы осуществляют следующие функции:
принимают упорядоченные документы структурных подразделений органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России;
учитывают и обеспечивают сохранность принятых в архив документов;
создают научно-справочный аппарат к документам архива;
осуществляют выдачу архивных справок и копий архивных документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе по социально-правовым запросам граждан;
участвуют в работе экспертной комиссии;
ведут учет и анализ использования документов;
проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, и осуществляют передачу дел на хранение в Центральный архив МЧС России;
осуществляют проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях;
участвуют в работе по составлению номенклатур дел;
оказывают методическую и практическую помощь организациям и воинским частям в пределах своей компетенции.
III. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ В АРХИВАХ.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
3.1. Источниками комплектования архивов органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России являются их структурные подразделения.
3.2. В архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России передаются законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, включая личные дела уволенных сотрудников федеральной противопожарной службы и гражданского персонала.
Дела со сроками хранения до 10 лет, как правило, передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях, где были сформированы, и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
3.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, хранятся в архивах органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России в течение 10 лет, затем передаются на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России.
Документы организаций системы МЧС России, подчиненных главному управлению МЧС России по субъекту Российской Федерации, передаются в главное управление, а затем подлежат передаче в Центральный архив МЧС России в составе фонда главного управления.
3.4. Сроки хранения дел исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их ведения.
Досрочная передача дел на хранение в Центральный архив МЧС России может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также при переводе органа управления, воинской части, организации системы МЧС России с мирного на военное положение.
Продление сроков ведомственного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией-фондообразователем по письменному разрешению Центрального архива МЧС России.
3.5. При реорганизации (расформировании) органа управления, воинской части, организации системы МЧС России их документы подлежат передаче в организации, являющиеся их правопреемниками.
В случае ликвидации органа управления, воинской части, организации системы МЧС России без правопреемника документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документы с отметкой "ЭК", "ЭПК" и по личному составу передаются на хранение в Центральный архив МЧС России.
3.6. Документы ликвидируемых без правопреемника органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в установленном порядке.
Уничтожение документов с неистекшими сроками хранения проводится только по решению Центральной экспертной комиссии МЧС России и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
3.7. Упорядочение документов ликвидируемых органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России, передачу их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.
IV. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Подготовка дел к передаче на архивное хранение включает в себя: проведение экспертизы ценности документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
4.1. Экспертиза ценности документов
4.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе МЧС России, значимость выполняемых ею функций, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.
4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Центральный архив МЧС России.
4.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, в органах управления, воинских частях, организациях системы МЧС России создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
При необходимости экспертные комиссии могут быть созданы и в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
4.1.4. Функции и права экспертной комиссии органа управления, воинской части, организации системы МЧС России определяются положением о ней, которое разрабатывается в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии органа управления, воинской части и организации системы МЧС России (приложение N 2) и утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России после согласования с Центральным архивом МЧС России.
Положение об экспертной комиссии структурного подразделения органа управления, воинской части, организации системы МЧС России утверждается начальником структурного подразделения.
4.1.5. Экспертная комиссия органа управления, воинской части, организации системы МЧС России создается приказом соответствующего начальника (командира) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив.
Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
В состав экспертной комиссии допускается включать представителей Центрального архива МЧС России или государственного архивного учреждения (по согласованию).
4.1.6. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с членами экспертной комиссии под непосредственным руководством архива органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками (10 лет и меньше) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
4.1.7. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций МЧС России, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом МЧС России от 30.12.2004 N 630) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, не относящиеся к вопросу документы, документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК", "ЭК" также полистно проверяются с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", "ЭК", содержащие документы постоянного или долговременного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы, подлежащие постоянному или долговременному хранению, присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов структурного подразделения.
Вновь сформированные дела вносятся в номенклатуру дел за соответствующий год.
4.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения NN 3, 4, 5), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 6). Описи дел временного (до 10 лет) хранения составляются в том случае, если эти дела передаются в архив.
Порядок оформления и утверждения описей установлен в пп. 4.4.1 - 4.4.16 настоящей Инструкции.
4.1.9. Оформление акта о выделении дел к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные экспертной комиссией органа управления, воинской части, организации системы МЧС России описи и акты представляются на рассмотрение экспертной комиссии Центрального архива МЧС России, затем утверждаются начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. После этого дела, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены.
4.1.10. В акт о выделении к уничтожению дел включаются не подлежащие хранению дела всех структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России. Название каждого структурного подразделения в акте указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к этой группе.
4.1.11. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
4.1.12. В архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России экспертиза ценности документов проводится при подготовке к передаче дел на хранение в Центральный архив МЧС России.
4.2. Составление и согласование номенклатуры дел
4.2.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.
4.2.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об органе управления, воинской части, организации системы МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (штатом), номенклатурой дел за прошлый год, действующими в системе МЧС России перечнями документов с указанием сроков их хранения, примерными номенклатурами дел.
4.2.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и направления деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штат, штатное расписание) органа управления, воинской части, организации системы МЧС России. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия или общий отдел, отдел кадров и т.п.). При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс - 1.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами начальника органа управления, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
4.2.4. Требования, предъявляемые к составлению заголовков дел, расположению их в разделах и подразделах номенклатуры дел, а также заполнению граф номенклатуры дел, изложены в Инструкции по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России (приказы МЧС России от 07.03.2003 N 120 и от 29.06.2005 N 509), (далее - Инструкция по делопроизводству).
4.2.5. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Ответственным за составление номенклатуры дел органа управления, воинской части, организации системы МЧС России является структурное подразделение, на которое возложено ведение несекретного делопроизводства.
4.2.6. Номенклатура дел органа управления, воинской части, организации системы МЧС России составляется по форме, представленной в приложении N 7, визируется лицом, ответственным за архив, подписывается начальником (руководителем) структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, и после рассмотрения экспертной комиссией направляется на согласование с экспертной комиссией Центрального архива МЧС России, после чего утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
Согласование номенклатуры дел с ЭК Центрального архива МЧС России осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. В случае изменения функций или структуры органа управления, воинской части, организации системы МЧС России разрабатывается новая номенклатура дел и согласовывается в установленном порядке.
4.2.7. В случае включения в номенклатуру дел документов, срок которых не предусмотрен действующими в МЧС России перечнями документов, срок их хранения устанавливается Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве по представлению Центрального архива МЧС России.
4.3. Формирование и оформление дел
4.3.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
4.3.2. Дела формируются в структурном подразделении, на которое возложены функции ведения делопроизводства, а также в других структурных подразделениях.
4.3.3. Формирование и оформление дел производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства, в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив.
4.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год, и т.д.;
дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 см.
4.4. Составление и оформление описей дел, подлежащих
передаче в архив органа управления, воинской части,
организации системы МЧС России
4.4.1. На все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи дел.
4.4.2. Описи дел составляются в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, где они были заведены.
Описи дел структурного подразделения составляются по установленной форме (приложения NN 3 - 5) в двух экземплярах. По этим описям документы передаются на хранение в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России (далее - сдаточные описи).
4.4.3. Сдаточная опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и является одновременно учетным документом и одним из видов научно-справочного аппарата к документам.
4.4.4. Сдаточные описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.
Описи на дела временного (до 10 лет включительно) хранения составляются в том случае, если дела подлежат приему в архив.
В случае, если за год создается большое количество дел, состоящих из специфических, характерных только для соответствующего структурного подразделения документов (например, научные отчеты по темам, личные дела и т.п.), допускается составление отдельных сдаточных описей на подобные дела.
Дела с грифом ДСП включаются в описи несекретных дел.
4.4.5. Сдаточные описи дел должны быть составлены не позднее, чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.
В случае, если законченные делопроизводством дела остаются на хранении в структурном подразделении, где были образованы, на более длительный срок, чем указано в п. 4.5.1 (например, личные дела уволенных сотрудников), описи на них составляются и согласовываются в установленном порядке. Отметки о приеме дел в архив проставляются при непосредственной передаче дел на хранение.
4.4.6. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома), присвоенный ему в делопроизводстве; заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
даты дела (тома);
количество листов в деле (томе);
срок хранения (кроме описей на дела постоянного срока хранения).
4.4.7. Перед внесением в сдаточную опись заголовков дел проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел за соответствующий год.
При просмотре дел проверяются:
соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; при необходимости проводится редактирование заголовков, т.е. вносится дополнительная уточняющая информация о содержании документов (например, дописываются номера приказов, протоколов, актов, указывается конкретный адресат переписки и т.п.);
правильность формирования дела;
правильность оформления документов, включенных в дело;
наличие в деле и правильность заполнения внутренней описи;
правильность оформления обложки дела (приложение N 8);
правильность нумерации листов дела;
наличие и правильность заполнения заверительной надписи дела (приложение N 9);
качество подшивки или переплета дела.
При просмотре личных дел уволенных работников проверяется наличие в каждом деле: подписи и расшифровки подписи работника кадровой службы, оттиска гербовой печати, заверяющих записи в послужном списке; расписки работников в получении личных документов или справки об отсутствии их в личном деле.
Ошибки в формировании или оформлении дел, обнаруженные при просмотре, должны быть исправлены до составления описи.
В случае отсутствия дел, числящихся заведенными по номенклатуре дел структурного подразделения, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в архив вместе со сдаточной описью дел.
4.4.8. Все дела, имеющие отметку "ЭК", "ЭПК", перед составлением описи должны быть просмотрены специалистами для выявления документов, имеющих научную и историческую ценность (обобщающие и аналитические справки; отчеты и докладные записки о значительных событиях и мероприятиях и т.п.). Выявленные документы (по решению экспертной комиссии) выделяются в отдельные дела с постоянным сроком хранения <1>, которые оформляются в установленном порядке и включаются в сдаточную опись. Оставшиеся документы хранятся до утраты ими практического значения, согласно сроку хранения дела, определенному номенклатурой дел, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. После вынесения решения экспертной комиссией отметка "ЭК", "ЭПК" после срока хранения на обложке дела снимается (зачеркивается одной тонкой чертой).
--------------------------------
<1> В графе "статья перечня" в этом случае пишется "ЭК".
4.4.9. При составлении описи дел следует соблюдать следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел - вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, затем заголовки дел с плановой и отчетной документацией, далее - заголовки остальных дел, в конце располагаются регистрационно-учетные документы;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый;
в графе "индекс дела" проставляется номер дела по номенклатуре и через косую черту номер тома (если дело состоит из нескольких томов), например: N 1-4/1 и N 1-4/2;
заголовок дела должен отражать содержание документов именно этого дела. При редактировании заголовка вносятся дополнения уточняющего характера (например: в номенклатуре дел заголовок - "Приказы командира войсковой части... по личному составу", на обложке дела отредактированный заголовок - "Приказы командира войсковой части... по личному составу NN 1-45"); личные дела вносятся в опись по алфавиту;
даты начала и окончания дела проставляются по самому раннему и самому позднему документу в деле. Для годовых планов и отчетов датой дела является год на/за который они составлены, для актов (приема-передачи, расследования и т.п.) - дата подписания акта (даты документов, приложенных к акту, не учитываются). Если дата начала и окончания дела совпадает, то в описи она проставляется один раз;
количество листов в деле (томе) проставляется без учета количества листов внутренней описи;
срок хранения и номер статьи перечня, по которому он определялся, для описей дел временного хранения и по личному составу проставляется обязательно;
графа "примечания" может быть использована для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
4.4.10. Порядок расположения дел в сдаточной описи структурного подразделения должен соответствовать порядку их расположения в номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры дел структурного подразделения за период, на который готовится опись, дела в ней должны быть расположены по следующей схеме:
организационно-распорядительные документы (уставы, положения, протоколы заседаний коллегиальных органов, протоколы заседаний и совещаний, приказы, распоряжения, директивы);
плановые документы (планы, сметы);
отчетные документы (отчеты, справки);
другие документы.
Документы по личному составу располагаются в описи в следующем порядке:
приказы по личному составу;
списки личного состава;
книги и карточки учета личного состава;
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета;
раздаточные ведомости;
невостребованные трудовые книжки.
4.4.11. При составлении сдаточной описи дел за несколько лет заголовки дел вносятся в соответствующие годовые разделы описи (например, дело, законченное делопроизводством в 2000 году включается в раздел описи за 2000 год).
4.4.12. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью, но на каждом новом листе описи заголовок должен воспроизводиться полностью.
4.4.13. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи, если они есть (перечисляется каждый пропущенный и литерный номер, например: "Литерные NN 5а, 11а. Пропущен N 7"),
4.4.14. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, согласовывается руководителем структурного подразделения, на которое возложены функции ведения делопроизводства (или лицом, ответственным за работу с документами), и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена экспертной комиссией.
4.4.15. Сдаточная опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах. Один экземпляр описи остается в структурном подразделении, другой передается в архив для составления архивной описи. Сдаточную опись следует оформлять таким образом, чтобы итоговая запись о количестве внесенных в опись дел, передаточная надпись, а также подписи должностных лиц не оказались на отдельном от текста описи листе.
4.4.16. При ликвидации без правопреемника органа управления, воинской части, организации системы МЧС России составляется сдаточная опись дел за весь период существования данного органа управления, воинской части, организации системы МЧС России (или на все имеющиеся в наличии дела, подлежащие передаче на архивное хранение).
При необходимости к описи составляются оглавление, список сокращений, указатели.
4.5. Порядок приема документов в архив органа управления,
воинской части, организации системы МЧС России
4.5.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив, как правило, не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.
4.5.2. Передача дел осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом и утвержденным начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
4.5.3. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудники архива предварительно проверяют правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
4.5.4. В случае сокращения штата структурного подразделения (без передачи его функций другому структурному подразделению) все текущие дела должны быть закрыты делопроизводством и переданы в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России в соответствии с номенклатурой дел. При этом номенклатура дел должна быть оформлена в установленном порядке (заполнены все графы и сделаны все необходимые отметки).
4.5.5. Прием документов производится по сдаточным описям лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения, сдающего дела.
На обоих экземплярах описи делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив и лица, передавшего дела.
4.5.6. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы (если они имеются). Наименование каждой картотеки включается в опись отдельным пунктом.
V. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на дальнейшее хранение в Центральный архив МЧС России.
При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
5.1. Требования к помещениям архива
5.1.1. Архив размещается в специально выделенных и приспособленных для хранения документов помещениях.
5.1.2. Размещение архива в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения для хранения документов после его проверки на предмет огнестойкости, долговечности, прочности конструкции, технической укрепленности, наличия отопительных и вентиляционных систем.
Экспертиза проводится комиссией, которая назначается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. В состав комиссии должны входить представители архива или структурного подразделения, в состав которого входит архив, а также представители государственных архивов, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб (по согласованию). Результаты экспертизы оформляются актом.
5.1.3. Хранилища архива должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.
Не допускается размещение архивов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.
5.1.4. Помещения архива должны быть оснащены противопожарным оборудованием в соответствии с "Правилами пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03)", утвержденными приказом МЧС России от 18.06.2003 N 313 (зарегистрирован в Минюсте Российской Федерации 27 июня 2003 г., регистрационный N 4838).
В архиве на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай пожара.
5.1.5. К помещениям основного назначения архива относятся:
хранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
рабочие комнаты сотрудников архива.
Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
5.1.6. Хранилища документов архива должны размещаться в изолированных помещениях.
Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-кратный воздухообмен в час.
5.1.7. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне помещений хранилищ.
5.1.8. Отделка помещений хранилищ проводится с использованием не агрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяются нейтральные, безопасные для документов вещества.
5.1.9. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
5.1.10. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры, на доступные извне окна устанавливаются запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Ключи в опечатанном пенале передаются на пульт охраны или в специально отведенное для хранения ключей место. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Наличие второго (запасного) комплекта ключей обязательно. Хранение их осуществляется также в опечатанном пенале в месте, отведенном для хранения дубликатов ключей. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
5.2. Режимы хранения документов
5.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (не выше 15 °C и 40 - 50%) и цветных (не выше 5 °C и 40 - 50%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 8 - 18 °C и 45 - 65%.
5.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
5.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
5.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале (приложение N 10).
5.2.5. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
5.2.6. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
5.2.7. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяются хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
5.2.8. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
5.2.9. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
5.2.10. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
5.2.11. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
5.2.12. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
5.2.13. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
5.2.14. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
5.2.15. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
5.2.16. В случае возникновения пожара, наводнения, при обнаружении проникновения в архив посторонних лиц и т.д., принимаются меры по спасению и охране документов.
5.2.17. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверке их наличия начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.
5.2.18. В целях предупреждения случаев утраты, порчи, гибели документов при чрезвычайных ситуациях архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов, в котором должно быть предусмотрено:
порядок и место эвакуации и укрытия документов;
перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3 очереди;
списки работников, ответственных за эвакуацию документов;
меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
План мероприятий утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России и после согласования с соответствующими службами.
5.3. Размещение документов в хранилище
5.3.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, который утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
5.3.2. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.
5.3.3. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.
5.3.4. Документы размещаются на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
бумажные документы постоянного хранения размещаются в картонных коробках, архивных папках, а документы временного хранения могут храниться в скоросшивателях;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковываются в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.
5.3.5. Дела размещаются на стеллажах, в шкафах таким образом, чтобы документы одного структурного подразделения располагались в порядке ежегодного поступления. При этом необходимо соблюдать принцип раздельного хранения документов постоянного и временного сроков хранения.
5.3.6. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
5.3.7. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.
5.3.8. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
5.3.9. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
5.3.10. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение N 11).
5.3.11. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение N 12). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.
5.4. Проверка наличия и состояния документов
5.4.1. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
5.4.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на хранение в Центральный архив МЧС России.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
5.4.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Они подлежат обработке и описанию в установленном порядке.
5.4.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной (архивной) описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
5.4.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение N 13).
Делать какие-либо записи в ходе проверки в описях дел и других учтенных документах запрещается.
5.4.6. Дела, выданные в структурные подразделения или во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
5.4.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
5.4.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
5.4.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях необходимо:
изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
5.4.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт (приложение N 24). После рассмотрения результатов розыска на экспертной комиссии и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета. Дела исключаются из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска.
5.4.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в Центральный архив МЧС России для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел.
5.4.12. Выявленные в ходе проверки наличия и состояния документов дела с физическими повреждениями (утрата части документа, разрывы и т.д.) регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, в котором впоследствии должны быть зафиксированы виды специальной обработки поврежденных документов (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование и т.д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.
5.4.13. Дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми подлежат немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) независимо от ценности документов.
5.5. Создание страхового фонда документов
5.5.1. На особо ценные и уникальные документы, хранящиеся в архивах, создаются путем микрофильмирования страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).
Совокупность страховых копий документов составляет страховой фонд. Страховой фонд создается с целью сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.
5.5.2. Одновременно с созданием страхового фонда может создаваться также фонд пользования по наиболее используемым документам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.
VI. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
6.1. Общие требования к учету документов
6.1.1. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
6.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
6.1.3. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов Центрального архива МЧС России, описи, единицы хранения.
Номер архивного фонда присваивается Центральным архивом МЧС России после оформления первого поступления документов на постоянное хранение.
6.1.4. Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой свое временным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.
6.1.5. В архиве, как правило, ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.
6.1.6. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
6.1.7. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
архивный фонд;
единица хранения.
6.1.8. Единица хранения - физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единица хранения документов на бумажной основе представляет собой совокупность документов, заключенных в обособленную обложку, папку (т.е. дело).
6.2. Система учетных документов архива
6.2.1. Система учетных документов архива - это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
6.2.2. Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов установлены настоящей Инструкцией и обязательны для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивами самостоятельно.
6.2.3. Основными учетными документами в архиве являются:
книга учета поступления и выбытия документов (приложение N 14) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;
список фондов (приложение N 15) для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда (приложение N 16) для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;
опись дел (приложения NN 17 - 19) для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в эту опись;
реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение N 20);
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива;
книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах, осуществляющих страховое копирование документов);
опись страхового фонда (приложение N 22) для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов);
дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение N 9).
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве составляется паспорт архива, хранящего управленческую документацию на 1 декабря текущего года (приложение N 23).
6.2.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов.
6.2.5. Книги учета, описи дел, реестр описей, дело фонда включаются в номенклатуру дел под отдельными номерами.
6.3. Порядок ведения основных учетных документов
6.3.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:
6.3.1.1. при поступлении документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России:
сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 3 - 5);
номенклатура дел структурного подразделения (или сводная номенклатура дел) с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложение N 7);
акт приема-передачи документов из другой организации (составляется по форме приложения N 27);
6.3.1.2. при выбытии документа из архива:
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России (приложение N 27);
акт приема-передачи документов на временное хранение в архив от подчиненных организаций (составляется по форме приложения N 27);
акт возврата документов собственнику (составляется по форме приложения N 27);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 6);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 24);
акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 25);
6.3.1.3. по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, составления описей особо ценных дел и документов страхового фонда и фонда пользования, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:
сводная опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (приложения NN 17 - 19);
опись особо ценных дел (приложение N 26);
опись страхового фонда (приложение N 22);
акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 28);
акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение N 29).
6.3.2. Книга учета поступления и выбытия документов.
6.3.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов ведется в архиве, хранящем два и более фондов и предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.
6.3.2.2. Каждое поступление или выбытие фиксируется в книге под самостоятельным порядковым номером.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.
Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
6.3.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
6.3.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел) по состоянию на 31 декабря.
6.3.3. Список фондов.
6.3.3.1. Список фондов ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов.
6.3.3.2. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим архивом после первой передачи ему части фонда.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".
6.3.3.3. В случае передачи фонда в другой архив или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
6.3.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название.
6.3.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
6.3.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.
6.3.4. Лист фонда.
6.3.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда.
6.3.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива.
6.3.4.3. В графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится.
6.3.4.4. В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив.
6.3.4.5. В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
6.3.4.6. В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
6.3.4.7. В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
В графе "Наличие (остаток)" - количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.
Количество дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14, а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.
6.3.4.8. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение N...", на последующем - "продолжение N...".
6.3.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
6.3.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.
6.3.5. Описи дел.
6.3.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
6.3.5.2. В архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России на основе сдаточных описей дел их структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел (архивная опись).
6.3.5.3. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются дела постоянного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
6.3.5.4. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение N 17). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 4.4.6 - 4.4.16.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
6.3.5.5. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
6.3.5.6. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭК Центрального архива МЧС России допускается только после принятия ЭК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
6.3.5.7. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
6.3.5.8. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа управления, воинской части, организации системы МЧС России за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и начальником архива (лицом, ответственным за архив).
6.3.5.9. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
6.3.5.10. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4 экземплярах. Учетный номер описи присваивается по листу фонда.
Количество единиц хранения (заголовков дел) в одной описи не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий номер.
В случае выбытия всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения ставится штамп "Выбыло".
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
6.3.5.11. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению экспертной комиссией органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение ЭК Центрального архива МЧС России в сроки, установленные графиком представления описей дел на рассмотрение, но не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Описи представляются в 4 экземплярах.
После утверждения годового раздела описи ЭК Центрального архива МЧС России раздел утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в Центральный архив МЧС России, остальные остаются соответственно в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.
6.3.5.12. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло цифры 9999, считаются законченной архивной описью.
В органах управления, воинских частях, организациях системы МЧС России с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
6.3.5.13. Каждой законченной описи присваивается номер.
6.3.5.14. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
6.3.5.15. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение N 30).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия архива, в котором будут постоянно храниться дела данного органа управления, воинской части, организации МЧС России.
6.3.5.16. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.
6.3.5.17. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
6.3.5.18. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. 4.4.9 настоящей Инструкции.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение N 18). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 4.4.6. - 4.4.16. настоящей Инструкции.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (п. 6.4.5.9 настоящей Инструкции).
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и согласовывается вначале экспертной комиссией, а затем утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
6.3.5.19. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение N 19). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 4.4.6. - 4.4.16. настоящей Инструкции.
6.3.5.20. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава;
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (например, личные дела). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров и представляется на рассмотрение экспертной комиссии. Порядок согласования и утверждения годового раздела описи дел по личному составу аналогичны порядку, указанному в п. 6.3.5.11.
Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 6.3.5.12. - 6.3.5.17. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение N 29).
Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для соответствующей организации документов (например, научные отчеты) определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
6.3.21. Описи дел структурных подразделений (сдаточные описи) служат учетными документами в архиве до составления и утверждения в установленном порядке соответствующего годового раздела сводной описи, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.
Сдаточные описи дел по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел по личному составу с ЭПК соответствующего архивного учреждения.
6.3.6. Реестр описей.
Реестр описей ведется в архивах при наличии двух и более описей.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
6.3.7. Дело фонда
Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на постоянное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
VII. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Основными формами использования документов архива являются:
исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
подготовка информационных мероприятий - выставок, конференций;
выдача документов во временное пользование.
7.1. Исполнение запросов граждан и организаций
социально-правового характера
7.1.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается им безвозмездно в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании документов, хранящихся в архиве.
При хранении документов в структурных подразделениях ответы на запросы граждан готовит то структурное подразделение, которое хранит эти документы.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменных запросов граждан и организаций, которые должны содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента регистрации обращения.
7.1.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
При наведении справки могут быть обнаружены сведения, содержащие государственную тайну или сведения конфиденциального характера (например, о судимости, отдельных видах заболеваний, лишении воинского звания, а также восстановлении в гражданских правах, отмене решения суда и т.п.). Такие справки на руки гражданам не выдаются. Они могут быть высланы только в адрес государственной организации (учреждения) - по ее запросу. В этом случае заявителю должно быть направлено разъясняющее письмо.
7.1.3. Архивные справки составляются на бланке с угловым штампом с обозначением названия документа "Архивная справка".
7.1.4. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращений. В справках, исполненных по документам действующих воинских частей, указывается только условное наименование (номер) части.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
7.1.5. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе (заявлении), не должно служить препятствием для включения их в архивную справку, при условии, если совпадение всех остальных данных не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документе и которые являются предметом запроса (заявления). Сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения или неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках сразу за ними словами "так в документе" или "так в тексте". Оговариваются также отсутствие имени и отчества или обозначение их только инициалами ("так в тексте", "имя и отчество не полностью"), невозможность прочтения части текста или отдельных слов ("неразборчиво", "текст испорчен").
7.1.6. Запрос (заявление) о сумме заработка или иных денежных выплат исполняется по лицевым счетам, а в случае их отсутствия - по раздаточным (платежным) ведомостям, а также на основании штатного расписания организации за соответствующий период, приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.
Сведения о заработной плате приводятся в архивной справке не более чем за 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности заявителя по его выбору, раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При необходимости заявителям могут выдаваться ксерокопии лицевых счетов и иных бухгалтерских документов.
7.1.7. После текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления: номер и название фонда и номера описей, дел и листов. Если данные, приведенные в справке, находятся на обороте листа, то ссылка дается на номер листа с пометкой "об.", (например: д.88, лл.2, 5, 5об, 78).
7.1.8. Исполненные архивные справки сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются начальником (руководителем) организации или подразделения, к которому относится архив, и лицом, ответственным за архив - если архив входит в состав организации как ее структурная часть. В этом случае в нижнем левом углу последнего листа архивной справки указываются фамилия, инициалы и телефон ее исполнителя.
Архивные справки заверяются гербовой печатью.
7.1.9. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на официальном бланке, но без надписи "Архивная справка" и гербовой печати. В ответе указываются причины отсутствия документов и даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.
7.1.10. При пересылке запросов (заявлений) для наведения справки в другие организации, учреждения, архивы заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.
7.1.11. Если в архиве имеются документы, подтверждающие лишь часть запрашиваемых данных, это должно быть указано в конце архивной справки. В сопроводительном письме должны даваться рекомендации, куда заявителю следует обратиться за дополнительной справкой. Если местонахождение запрашиваемых данных архиву неизвестно, об этом также следует сообщить заявителю.
7.1.12. При необходимости, по запросам организаций и заявлениям граждан, архивом могут быть выданы выписки из документов или их копии. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.
7.1.13. Архивные выписки изготовляются путем дословного воспроизведения части документа. Их заголовок начинается со слов "Выписка из...", далее приводится полное название, номер и дата документа. В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться.
После текста архивной выписки указываются поисковые данные (архивный шифр) документа.
7.1.14. Архивные копии могут быть изготовлены путем полного дословного воспроизведения всего текста документа, а также путем использования копировально-множительной техники.
Архивный шифр документа проставляется:
для копий, изготовленных путем воспроизведения текста, - после текста документа;
для копий, изготовленных с помощью копировальной техники, - на обороте каждого листа.
7.1.15. При изготовлении архивной копии или выписки не допускается внесение исправлений орфографических или синтаксических ошибок, замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок в сопроводительном письме делается оговорка о том, что копия или выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала.
7.1.16. Архивные копии и выписки визируются лицом, ответственным за архив, заверяются подписью начальника (руководителя) организации и гербовой печатью организации. Заверительная надпись на архивных копиях, изготовленных с помощью копировально-множительной техники, проставляется на обороте последнего листа копии документа.
7.1.17. Архивные справки, копии и выписки из документов высылаются с сопроводительными письмами, подписанными начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственником или доверенным лицом при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
7.1.18. Учет выданных архивных справок, копий и выписок производится в журналах установленной формы (приложение N 31).
7.1.19. Подлинные личные документы (об образовании, о гражданском состоянии, трудовые книжки и др.), не полученные в свое время владельцем документов, выдаются с разрешения начальника органа управления, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России заявителям при предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при наличии нотариально заверенной доверенности. Допускается высылка подлинных личных документов заявителю ценным письмом.
7.2. Выдача дел во временное пользование
7.2.1. Дела выдаются во временное пользование из архива на срок, не превышающий:
1 месяц - работникам структурных подразделений для использования в служебных целях;
3 месяца - другим организациями для использования в служебных целях.
При необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу.
7.2.2. Выдача дел из архива работникам структурных подразделений осуществляется (при необходимости) в соответствии с требованиями (заказами) на выдачу дел (приложение N 32).
7.2.3. Выдача дел во временное пользование другим организациям (по их письменному запросу) оформляется актом (приложение N 33). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве.
7.2.4. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел (приложение N 34), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение N 35). Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности.
Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.
7.2.5. Каждое выдаваемое из архива во временное пользование дело должно иметь лист использования (приложение N 36).
7.2.6. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В этом случае составляется акт об изъятии документа, на место изъятого документа подшивается снятая с него копия. Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта.
После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается, во внутренней описи производится отметка о возврате.
7.3. Использование документов при проведении
выставок, конференций
7.3.1. Документы архивов могут использоваться при проведении выставок, конференций, при подготовке документальных публикаций в целях освещения деятельности системы МЧС России, а также при создании музеев в органах управления, воинских частях, организациях системы МЧС России.
7.3.2. Документы на выставках и в музеях, как правило, экспонируются в виде копий. В качестве наглядных пособий по документам архивов могут быть подготовлены тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы и т.д.).
VIII. СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ
8.1. В архивах органов управления, воинских частей и организаций системы МЧС России составляется историческая справка к архивному фонду.
Историческая справка - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата.
8.2. Историческая справка состоит из разделов:
история фондообразователя;
история фонда;
характеристика документов фонда.
8.3. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения (создания) органа управления, воинской части, организации системы МЧС России; название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
даты создания, преобразования (ликвидации) организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
задачи и функции организации и их изменения;
масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
изменения в названии и подчиненности организации;
структура организации и ее изменения.
8.4. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:
дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, задокументированные периоды);
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и места их хранения;
сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
состав научно-справочного аппарата к фонду;
библиография (список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе).
8.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.
8.6. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
8.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется при передаче дел на постоянное хранение вместе с каждой законченной описью.
IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
9.1. Документы органов управления, воинских частей, организаций системы МЧС России передаются на постоянное хранение в установленном порядке в соответствии с разделом III настоящей Инструкции.
9.2. Документы передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, выписками из исторической справки или исторического формуляра и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
9.3. Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов на хранение в архив.
9.4. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.
Архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
9.5. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем архива, принимающего дела, проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации, сдающей дела.
9.6. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
Приложение N 1
к п. 2.1
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве органа управления, воинской части, организации
системы МЧС России
I. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, имеющие историческое, научное, экономическое и политическое значение и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на хранение в Центральный архив МЧС России.
До передачи на хранение в Центральный архив завершенные делопроизводством дела органа управления, воинской части, организации системы МЧС России хранятся в создаваемом для этой цели архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России (далее - архив).
1.2. Архив создается как самостоятельное подразделение или в составе структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства.
1.3. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом
от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, распорядительными документами МЧС России и органа управления, воинской части, организации системы МЧС России по организации работы с документами и Положением об архиве органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
1.4. Положение об архиве разрабатывается на основе настоящего Примерного положения и утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником организации системы МЧС России после согласования с Центральным архивом МЧС России.
1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник органа управления, командир воинской части, начальник организации системы МЧС России или его заместитель, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Центральный архив МЧС России.
II. Состав документов
Архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России хранит:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения <1>, образовавшиеся в деятельности его структурных подразделений.
--------------------------------
<1> Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив по решению начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России.
2.2. Документы по личному составу.
2.3. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ликвидированного органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, по отношению к которому орган управления, воинская часть, организация системы МЧС России является в установленном порядке правопреемником.
2.4. Аудиовизуальную документацию.
2.5. Научно-техническую документацию.
2.6. Документы личного происхождения руководителей органа управления, поступившие в архив.
2.7. Служебные и ведомственные издания.
2.8. Научно-справочный аппарат к документам архива.
III. Основные задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Примерного положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов, хранящихся в архиве, на хранение в Центральный архив МЧС России.
3.1.4. Оказание методической помощи структурным подразделениям органа управления, воинской части, организации системы МЧС России в оформлении и формировании дел и осуществление контроля за подготовкой документов к передаче в архив.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, обработанные в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами МЧС России, не позднее, чем через 2 года после завершения их делопроизводством.
3.2.2. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.
3.2.3. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.
3.2.4. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, а затем экспертной комиссии Центрального архива МЧС России.
3.2.5. Создает научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве, на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Центрального архива МЧС России.
3.2.6. Организует использование документов, хранящихся в архиве:
исполняет запросы граждан и организаций о подтверждении трудового стажа, прохождении военной службы и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
выдает в установленном порядке документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; представляет на рассмотрение экспертной комиссии органа управления, воинской части, организации системы МЧС России описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек; участвует в работе экспертных комиссий структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
3.2.8. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях; в составлении номенклатур дел.
3.2.9. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Центральный архив МЧС России документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и страховые копии особо ценных дел и документов.
3.2.11. Ежегодно представляет в Центральный архив МЧС России сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).
IV. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации МЧС России.
4.2. Давать в установленном порядке в пределах своей компетенции указания и рекомендации структурным подразделениям органа управления, воинской части, организации системы МЧС России обязательные для исполнения.
4.3. Запрашивать от структурных подразделений органа управления, воинской части, организации системы МЧС России сведения, необходимые для работы архива.
V. Ответственность архива
5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей возлагается на лицо, ответственное за архив.
5.2 Обязанности и ответственность работников архива определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
СОГЛАСОВАНО
Начальник Центрального
архива МЧС России
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Приложение N 2
к п. 4.1.4
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии органа управления, воинской части,
организации системы МЧС России
I. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия органа управления, воинской части, организации системы МЧС России создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов (включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию), образовавшихся в процессе деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
1.2. Экспертная комиссия органа управления, воинской части, организации системы МЧС России является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
В необходимых случаях (п. 3.3 настоящего Примерного положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Центральным архивом МЧС России.
1.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом
от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, распорядительными и методическими документами МЧС России, приказами начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России, методическими документами Центрального архива МЧС России, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 30.12.2004 N 630, настоящим Примерным положением.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя органа управления, воинской части, организации системы МЧС России), курирующим вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии, как правило, является заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, представителя Центрального архива МЧС России.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители сторонних организаций по согласованию с ними.
1.5. На основе настоящего Примерного положения в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России разрабатывается положение об экспертной комиссии, которое после согласования с Центральным архивом МЧС России утверждается приказом начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России.
II. Основные задачи экспертной комиссии
Основными задачами экспертной комиссии являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России.
III. Основные функции экспертной комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит (совместно с работниками архива и структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства) работу по отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архива.
3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.3.1. на утверждение экспертной комиссии Центрального архива МЧС России, а затем на утверждение начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России:
а) описи дел постоянного хранения;
б) акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭК", "ЭПК");
3.3.2. на согласование экспертной комиссии Центрального архива МЧС России, а затем на утверждение начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России:
а) сводную номенклатуру дел органа управления, воинской части, организации системы МЧС России;
б) описи дел по личному составу;
в) акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
3.3.3. на рассмотрение экспертной комиссии Центрального архива МЧС России:
а) предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем документов со сроками хранения;
б) предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем документов со сроками хранения;
3.3.4. на утверждение начальника органа управления, командира воинской части, начальника организации системы МЧС России:
а) акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме перечисленных в подпункте "б" пункта 3.1.1;
б) акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
IV. Права экспертной комиссии
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать методические рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам органа управления, воинской части, организации системы МЧС России по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Центрального архива МЧС России, сторонних организаций (по согласованию).
4.5. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство органа управления, воинской части, организации системы МЧС России по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
V. Организация работы экспертной комиссии
5.1. Экспертная комиссия органа управления, воинской части, организации системы МЧС России взаимодействует с Центральной экспертной комиссией МЧС России, с экспертной комиссией Центрального архива МЧС России.
5.2. Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному начальником органа управления, командиром воинской части, начальником организации системы МЧС России.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.
5.4. Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины членов экспертной комиссии. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии и начальник органа управления, командир воинской части, начальник организации системы МЧС России.
5.5. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагается на секретаря комиссии.
СОГЛАСОВАНО
Начальник Центрального
архива МЧС России
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Приложение N 3
к п. 4.1.8
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(наименование должности
ФОНД N _______________________ ___________________________
руководителя структурного
ОПИСЬ N ______________________ подразделения)
дел постоянного хранения _________ _______________
(подпись) (расшифровка
подписи)
за _________________ год (годы) "__" __________ 20__ г.
NN пп | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | Название раздела (отдела структурного подразделения организации) | | | |
Продолжение приложения N 3
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N __________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
____________________________________ __________ _____________________
(наименование должности составителя (подпись) (расшифровка подписи)
описи)
________
дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
______________________________________ Протокол ЭК органа управления,
(наименование должности руководителя воинской части, организации
структурного подразделения, созданного системы МЧС России
для ведения делопроизводства)
___________ __________________________ от ___________ N ___________
(подпись) (расшифровка подписи)
________
дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам.
________
дата
Принял ______________________________ дел и _______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
__________________________________ _____________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
архива, принимающего дела)
Форма описи дел постоянного хранения
Приложение N 4
к п. 4.1.8
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(наименование должности
ФОНД N _______________________ ___________________________
руководителя структурного
ОПИСЬ N ______________________ подразделения)
дел временного (свыше 10 лет) _________ _______________
хранения (подпись) (расшифровка
подписи)
за _________________ год "__" __________ 20__ г.
NN пп | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов | Срок хранения, N статьи по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | Название раздела (отдела структурного подразделения организации) | | | | |
Продолжение приложения N 4
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N __________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
____________________________________ __________ _____________________
(наименование должности составителя (подпись) (расшифровка подписи)
описи)
________
дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
______________________________________ Протокол ЭК органа управления,
(наименование должности руководителя воинской части, организации
структурного подразделения, созданного системы МЧС России
для ведения делопроизводства)
___________ __________________________ от ___________ N ___________
(подпись) (расшифровка подписи)
________
дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам.
________
дата
Принял ______________________________ дел и _______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
__________________________________ _____________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
архива, принимающего дела)
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 5
к п. 4.1.8
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(наименование должности
ФОНД N _______________________ ___________________________
руководителя структурного
ОПИСЬ N ______________________ подразделения)
дел по личному составу _________ _______________
(подпись) (расшифровка
подписи)
за _________________ год "__" __________ 20__ г.
NN пп | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | Название раздела (отдела структурного подразделения организации) | | | | |
Продолжение приложения N 5
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N __________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
____________________________________ __________ _____________________
(наименование должности составителя (подпись) (расшифровка подписи)
описи)
________
дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
______________________________________ Протокол ЭК органа управления,
(наименование должности руководителя воинской части, организации
структурного подразделения, созданного системы МЧС России
для ведения делопроизводства)
___________ __________________________ от ___________ N ___________
(подпись) (расшифровка подписи)
________
дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам.
________
дата
Принял ______________________________ дел и _______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
__________________________________ _____________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
архива, принимающего дела)
Форма описи дел по личному составу
Приложение N 6
к п. 4.1.8
________________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование органа управления, __________________________________
________________________________ (начальник органа управления,
воинской части, организации __________________________________
системы МЧС России) командир воинской части, начальник
(руководитель) организации
системы МЧС России)
АКТ
______________ N ______________
_______________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов (дел), не подлежащих
хранению
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
___________________________________________________________________________
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы (дела)
NN пп | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Итого ______________________ документов (дел) за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК (ЭК) (наименование архива, принимающего дела)
(протокол от _______________ N _____________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК органа управления, воинской части,
организации системы МЧС России
от _________ N __________
Продолжение приложения N 6
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _______________ кг сданы в __________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________________
N _____________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов (дел),
не подлежащих хранению
Приложение N 7
к п. 4.2.6
___________________________________
(наименование органа управления, УТВЕРЖДАЮ
воинской части, организации системы ___________________________________
МЧС России) (начальник органа управления,
командир воинской части, начальник
(руководитель) организации системы
МЧС России)
___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
(дата)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 20__ г.
Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения, статья по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | |
____________________________________ ___________ ______________________
(наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
структурного подразделения,
созданного для ведения
делопроизводства)
____________________
(дата)
Зав. архивом (лицо, ответственное
за архив) ___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭК Центрального
от ________ N ________ архива МЧС России
от ________ N ___________
Продолжение приложения N 7
Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году
В _________________________________________________________________________
(наименование органа управления, воинской части, организации
системы МЧС России)
По срокам хранения | Всего | В том числе |
переходящих | с отметкой "ЭПК" |
постоянного | | | |
временного (свыше 10 лет) | | | |
временного (до 10 лет включительно) | | | |
ИТОГО: | | | |
____________________________________ ___________ _____________________
(наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
структурного подразделения,
созданного для ведения
делопроизводства)
"__" _____________ 20__ г.
Итоговые сведения переданы в архив.
____________________________________ ___________ ______________________
(наименование должности передавшего (подпись) (расшифровка подписи)
сведения)
"__" _____________ 20__ г.
Форма сводной номенклатуры дел
Приложение N 8
к п. 4.4.7
Код гос. архива ____
Код организации ____
┌─────────────┐
│Ф. N │
__________________________________________________________ │_____________│
│Оп. N │
__________________________________________________________ │_____________│
│Д. N │
__________________________________________________________ │____________ │
└─────────────┘
___________________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО N ____ ТОМ N ____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На ____ листах
Хранить _________
┌─────────────┐
│Ф. N ________│
│Оп. N _______│
│Д. N ________│
│ │
└─────────────┘
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения
Приложение N 9
к п. 4.4.7, 6.3.3
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________
В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
| |
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
(лица, составившего документ)
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 10
к п. 5.2.8
ЖУРНАЛ
регистрации показаний контрольно-измерительных приборов
Дата записи | Климатические параметры воздуха | Подпись сотрудника, сделавшего запись | Примечание |
Наружный воздух | Воздух в хранилище |
температура, °C | относительная влажность, % | температура, °C | относительная влажность, % |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | |
Форма журнала регистрации показаний
контрольно-измерительных приборов
Приложение N 11
к п. 5.3.10
Карточка постеллажного
топографического указателя
СТЕЛЛАЖ N ____________ ХРАНИЛИЩЕ N ______________
Полка N | Короб N | Фонд N | Опись N (н/д) | Дела с N ________ по N ___________ | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
Формат A6 (148 x 105 мм)
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)
Приложение N 12
к п. 5.3.11
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД N ____ ХРАНИЛИЩЕ N ____
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Опись N | Дела с N по N | Стеллаж N | Шкаф N | Полка N | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Примерная форма карточки пофондового
топографического указателя
Приложение N 13
к п. 5.4.5
________________________________
(наименование органа управления,
воинской части, организации
системы МЧС России)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_______________________________________
__________ N ____________ начальник органа управления, командир
_________________________ в/ч, начальник (руководитель),
(место составления) организации системы МЧС России, архива.
проверки, наличия и состояния дел Подпись Расшифровка
__________________________________ подписи
(постоянного, временного хранения, Дата
по личному составу)
Фонд N ____________
Основание _________________________________________________________________
(плановая проверка, перемещения документов, стихийное
бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии _____________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ___________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
___________________________________________________________________________
Проверка проводилась с ________________________ по ________________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: ___________________________________ дел, в том
(цифрами и прописью)
числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архива, принимающего
дела, _________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ________________________________ дел, в том
(цифрами и прописью)
числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архива, принимающего
дела, _________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей _______________________ дел,
(цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
__________________________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел,
(цифрами и прописью)
Продолжение приложения N 13
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
______________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи _____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии ____________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки ______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов _________________ дел.
(цифрами и
прописью)
8.6. неисправимо поврежденных ____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки _____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование _____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные
отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...).
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка
подписей
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение N 14
к п. 6.2.3
___________________________________________________________________________
(Наименование организации)
___________________________________________________________________________
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том N ____________
Начат ____________
Окончен __________
Формат A3 (297 x 420 мм)
Форма титульного листа
книги учета поступления и выбытия документов
Продолжение приложения N 14
| Дата поступления или выбытия документов | Наименование организации (структурного подразделения, архива), от которой поступили (или выбыли) документы | Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы | Название и N фонда, описи поступивших или выбывших документов | Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись | Поступление описанных документов | Выбытие описанных документов | Неописанных дел, документов, листов | Примечание |
Кол-во дел | Кол-во дел |
постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) | по личному составу | постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) | по личному составу | поступило | выбыло |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| | | | | | | | | | | | | | |
Итого в ____ году поступило ______________________________ ед. хр. (для
(цифрами и прописью)
аудиовидеодокументов - + ед. уч.), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло _____________ ед. учета (+ для документов, листов), в том числе:
(цифрами и
прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности лица,
составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом (начальник архива) Подпись Расшифровка подписи Дата
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение N 15
к п. 6.2.3
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
СПИСОК ФОНДОВ
Том N _____________
Начат _____________
Окончен ___________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа списка фондов
Продолжение приложения N 15
N фонда | Название фонда | Дата первого поступления документов фонда | Отметка о выбытии фонда | Примечание |
Куда выбыл | Дата и N документа, на основании которого выбыл |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
На 01.01. ____ года в список включены фонды с N __________ по N ___________
Всего хранится в архиве ___________________________________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
_________________________________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные: ______________
Наименование должности работника
архива, составившего годовую
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(лица ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма списка фондов
Приложение N 16
к п. 6.2.3
ЛИСТ ФОНДА N __________________
____________________________________ ________________________________
(Местонахождение фонда (наименование (Дата первого поступления
организации, где хранится фонд) документов фонда)
Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда |
1 | 2 |
| |
1. Учет неописанных документов.
Дата записи | Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) |
Кол-во ед. хр. | Крайние даты | Кол-во ед. хр. | Крайние даты | Всего ед. хр. |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | |
Продолжение приложения N 16
2. Учет описанных документов
Дата записи | Номер описи дел | Крайние даты дел описи | Название описи или аннотация документов | Поступило дел | Выбытие | Наличие (остаток) | Микрофильмировано дел постоянного хранения |
Дел | Основание выбытия (название, дата, N документа) | В том числе по описям утвержденным ЭПК | ед. хр. | В том числе |
постоянного хранения | по л/с |
ед. хр. | крайние даты | Дел | Крайние даты дел | Из них по описям, утвержденным ЭПК | ед. хр. | крайние даты |
ед. хр. | крайние даты |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа фонда
Приложение N 17
к п. 6.3.1.3.
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(наименование должности руководителя
ФОНД N __________________ ____________________________________
организации)
ОПИСЬ N _________________
дел постоянного хранения _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
за _______________ год "__" _____________ 20__ г.
NN пп | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | Название раздела (структурного подразделения организации) | | | |
Продолжение приложения N 17
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N __________ по N ________________, в том числе:
литерные номера: ____
пропущенные номера: ____
Наименование должности составителя __________ ______________________
описи (подпись) (расшифровка подписи)
________
дата
Наименование должности
лица, ответственного за архив __________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Центрального Протокол ЭК органа управления,
архива МЧС России воинской части, организации
системы МЧС России
от ___________ N ___________ от ___________ N ___________
Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения
Приложение N 18
к п. 6.3.1.3.
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(наименование должности руководителя
ФОНД N __________________ ____________________________________
организации)
ОПИСЬ N _________________
дел временного (свыше 10 лет) _________ _____________________
хранения (подпись) (расшифровка подписи)
за _______________ год "__" _____________ 20__ г.
NN пп | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | Название раздела (структурного подразделения организации) | | | |
Продолжение приложения N 18
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N __________ по N ________________, в том числе:
литерные номера: ____
пропущенные номера: ____
Наименование должности составителя __________ ______________________
описи (подпись) (расшифровка подписи)
________
дата
Наименование должности
лица, ответственного за архив __________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК органа управления,
воинской части, организации
системы МЧС России
от ___________ N ___________
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше
10 лет) хранения
Приложение N 19
к п. 6.3.1.3.
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(наименование должности руководителя
ФОНД N __________________ ____________________________________
организации)
ОПИСЬ N _________________
дел по личному составу _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
за _______________ год "__" _____________ 20__ г.
NN пп | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | Название раздела (структурного подразделения организации) | | | |
Продолжение приложения N 19
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N __________ по N ________________, в том числе:
литерные номера: ____
пропущенные номера: ____
Наименование должности составителя __________ ______________________
описи (подпись) (расшифровка подписи)
________
дата
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения по работе
с кадрами (подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК органа управления, Протокол ЭК Центрального
воинской части, организации архива МЧС России
системы МЧС России
от ___________ N ___________ от ___________ N ___________
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение N 20
к п. 6.2.3
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Начат ______________
Окончен ____________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа реестра описей
Продолжение приложения N 20
N п/п | N фонда | N описи | Название описи | Кол-во дел в описи | Крайние даты | Количество листов в описи | Качество экземпляров описи | Примечание |
постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) хранения | по личному составу |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| | | | | | | | | | |
Всего хранится в архиве ________________________ описей, из них постоянного
(цифрами и прописью)
хранения _____________, временного хранения (свыше 10 лет) _______________
(цифрами и (цифрами и
прописью) прописью)
по личному составу ________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего реестр описей Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 21
к п. 6.2.3
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
КНИГА
учета поступления и выбытия
страхового фонда и фонда пользования
Том N ______________________
Начат ______________________
Окончен ____________________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги учета поступления
и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Продолжение приложения N 21
N пп | Дата поступления или выбытия ед. хр. СФ | Название и N, дата документа, по которому поступили или выбыли ед. хр. СФ | Дата копирования | Номера фондов | Номера описей | Кол-во ед. хр. подлинников, включенных в единицу хранения страхового фонда | Сведения о страховом фонде (кол-во ед. хр.) | Сведения о фонде пользования (кол-во ед. хр.) | Примечание |
поступило | выбыло | поступило | выбыло |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| | | | | | | | | | | |
Итого поступило в ____ году ____________________________ ед. хр. страхового
(цифрами и прописью)
фонда, _________________________________________ ед. хр. фонда пользования;
(цифрами и прописью)
выбыло ___________________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
и ______________________________________________ ед. хр. фонда пользования.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Руководитель архива
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда
и фонда пользования
Приложение N 22
к п. 6.2.3
Гриф ограничения допуска
Наименование государственного архива <*>
ОПИСЬ N ____
страхового фонда
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа описи страхового фонда
Продолжение приложения 22
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
N ед. хр. страхового фонда | Дата копирования документов | Кол-во кадров в ед. хр. страхового фонда | Кол-во дел, включенных в ед. хр. | Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда | Примечание |
Номера фондов | Номера описей | Номера ед. хр |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | |
Всего на 01.01.____ года в опись включено _________________________________
(цифрами и прописью)
ед. хр., с N _____ по N _______, в том числе:
литерные номера: ___________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
________________________________________ кадров м/ф страхового фонда
(цифрами и прописью)
скопировано ______________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника архива,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от _________ N ___________ от _________ N ____________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма описи страхового фонда
--------------------------------
<*> Заполняется в государственном архиве.
Приложение N 23
к п. 6.2.3
Кому представляется ________________________________________________
(наименование и адрес получателя)
____________________________________________________________________
Кем представляется _________________________________________________
(наименование и адрес отчитывающейся организации)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
ПАСПОРТ
архива __________________________________________________
на 1 декабря 20__ года
1. Общие сведения
Код строки | Количество фондов | Площадь архивохранилища (кв. м) | Загруженность архивохранилища (%) |
А | 1 | 2 | 3 |
101 | | | |
2. Сведения о документах
Показатели | Код строки | Количество единиц хранения |
Всего | Крайние даты | Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК Центрального архива | Хранится сверх установленного срока | Образуется в год дел |
Начальная | Конечная |
Всего | Крайние даты |
Начальная | Конечная |
А | Б | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Постоянного хранения | 201 | | | | | | | | |
По личному составу | 202 | | | | | | | | |
3. Кадры Условия хранения документов (нужное
подчеркнуть):
┌──────┬──────────┐ - Хранилище: есть, нет; сухое, сырое;
│ Код │Количество│ светлое, темное.
│строки│ штатных │ - Отопление: центральное, печное,
│ │работников│ отсутствует.
├──────┼──────────┤ - Стеллажи: металлические, деревянные;
│ 301 │ │ отсутствуют.
└──────┴──────────┘ - Шкафы: металлические, деревянные;
комбинированные; нет.
"__" _________ 20__ г. - Сигнализация: пожарная: есть, нет;
охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
Руководитель организации, - Температурно-влажностный режим:
________________________ соблюдается, не соблюдается.
(подпись)
Фамилия и телефон исполнителя
Формат A3 (297 x 420 мм)
Приложение N 24
к п. 5.4.10, 6.3.1.2
_________________________________
(Наименование органа управления,
воинской части, организации
системы МЧС России)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________
_________________________ ________________________________________
(место составления) (начальник органа управления, командир
воинской части, начальник (руководитель)
организации системы МЧС России)
о необнаружении документов, __________ _______________________
пути розыска которых (дата) (расшифровка подписи)
исчерпаны Дата
Фонд N ________________________________
(название фонда)
В результате _______________________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску
дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным
снять с учета
Опись N | Ед. хр. N | Заголовок ед. хр. | Количество листов (время звучания, метраж) | Крайние даты | Предполагаемые причины отсутствия |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
Итого ________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими
ед. хр.: __________________________________________________________________
(номера ед. хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности
лица, ответственного за архив
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Центрального архива Протокол ЭК органа управления,
МЧС России воинской части, организации
системы МЧС России
от ____________ N __________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Руководитель архива
(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска
которых исчерпаны
Приложение N 25
к п. 6.3.1.2
_________________________________
(наименование органа управления,
воинской части, организации
системы МЧС России)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________
_________________________ ________________________________________
(место составления) (начальник органа управления, командир
воинской части, начальник (руководитель)
организации системы МЧС России)
о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка подписи
документов
Дата
Фонд N ________________________________
(название фонда)
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:
N п/п | Опись N | Ед. хр. N | Кол-во листов | Заголовок поврежденных ед. хр. | Крайние даты | Сущность и причины повреждения |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | |
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ____________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
___________________________________________________________________________
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК органа управления, Протокол ЭК Центрального архива
воинской части, организации МЧС России
системы МЧС России
от _________ N _________ от _________ N ____________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Приложение N 26
к п. 6.3.1.3
__________________________________________________________________
(Название архива, принимающего дела на постоянное хранение)
__________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд N ___
ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
__________________
(крайние даты)
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа описи особо ценных дел
Продолжение приложения N 26
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя архива
Подпись Расшифровка
подписи
N п/п | N описи | N дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | N ед. учета страхового фонда | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | |
В данную опись внесено __________________________________ особо ценных дел,
(цифрами и прописью)
с N ____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Из них имеют страховые копии __________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК Центрального архива Протокол ЭПК архивного учреждения
МЧС России
от _________ N ___________ от _________ N ____________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма описи особо ценных дел
Приложение N 27
к пп. 6.3.1.1, 6.3.1.2
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
___________________________________
(начальник органа управления, Руководитель архива,
командир воинской части, начальник принимающего дела
(руководитель), организации системы
МЧС России)
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать
АКТ
__________ N ____________
_________________________
(место составления)
приема-передачи документов
на постоянное хранение
в Центральный архив
МЧС России
В связи с _____________________________________________________________
(истечением срока хранения документов
___________________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а _______________________________________________________________
(наименование архива, принимающего дело)
принимает на хранение документы и страховые копии за _____________ и
(годы)
справочный аппарат к ним:
Продолжение приложения N 27
N N п/п | Название и номер описи | Кол-во экземпляров описи | Кол-во принятых дел количество ОЦД | Кол-во страховых копий | Примечание |
| | | | | |
Итого принято _______________________________ ед. хр. (в том числе
(цифрами и прописью)
страховых копий)
В ___________________________ фонд N ___________
(наименование архива)
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта приема-передачи документов
на постоянное хранение
Приложение N 28
к п. 6.3.1.3
_________________________________
(Наименование органа управления,
воинской части, организации
системы МЧС России)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________
_________________________ ________________________________________
(место составления) (начальник органа управления, командир
воинской части, начальник (руководитель)
организации системы МЧС России)
о технических ошибках в ___________ _________________________
учетных документах (дата) (расшифровка подписи)
Фонд N _________ Дата
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения __________________________________ обнаружены технические
ошибки в записях __________________________________________________________
Название документа | Существующая запись | Следует записать |
1 | 2 | 3 |
| | |
| | |
| | |
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)
на _____________________ ед. хр.
(цифрами, прописью)
Примечания:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Приложение N 29
к п. 6.3.1.3
_________________________________
(Наименование органа управления,
воинской части, организации
системы МЧС России)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________
_________________________ ________________________________________
(место составления) (начальник органа управления, командир
воинской части, начальник (руководитель)
организации системы МЧС России)
об обнаружении документов ___________ _________________________
(не относящихся к данному (дата) (расшифровка подписи)
фонду, архиву, неучтенных и т.д.) Дата
В ходе ____________________________________________________________________
(вид работы)
Обнаружено ________________________________________________________________
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
NN пп | Заголовок ед. хр. | Шифр (если есть) | К какому фонду относится | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Итого обнаружено ______________________________________________ документов.
(цифрами, прописью)
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта об обнаружении документов
Приложение N 30
к п. 6.3.5.15
___________________________________________________________________________
(Название архива, принимающего дела)
___________________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд N ________
Опись N _______
___________________________________________________________________________
(Название описи)
Крайние даты документов ____________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа описи документов
постоянного хранения
Приложение N 31
к п. 7.1.18
_________________________________________
(наименование органа управления, воинской
части, организации системы МЧС России)
Журнал
регистрации выданных копий, выписок,
справок, тематических материалов.
N п/п | Автор запроса, исх. N, дата, адрес, телефон | Дата и регистрационный номер запроса | Содержание запроса | Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.) | Дата и регистрационный номер выданного документа | Расписка в получении или дата отправки | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8. |
| | | | | | | |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок,
тематических материалов
Приложение N 32
к п. 7.2.2
________________________________
(наименование органа управления,
воинской части, организации
системы МЧС России)
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу дел
Руководитель структурного
подразделения, в состав которого
входит архив
____________ N ___________ Подпись Расшифровка
__________________________ подписи
(место составления) Дата
на выдачу документов
___________________________________________________________________________
(фамилия и инициалы работника; название структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
Фонд N | Опись N | Ед. хр. N | Заголовок ед. хр. | Расписка пользователя в получении | Расписка сотрудника в приеме |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
Формат A5 (148 x 210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(лицевая сторона)
Подпись работника,
запрашивающего дела
Формат A5 (148 x 210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(оборотная сторона)
Приложение N 33
к п. 7.2.3
_________________________________
(наименование органа управления,
воинской части, организации
системы МЧС России)
АКТ
_____________ N ____________
____________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
____________________________
(наименование организации,
ее адрес, почтовый индекс)
Основание _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела __________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N _________________________________
(название фонда)
N п/п | Опись N | Ед. хр. N | Заголовок ед. хр. | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | |
Всего выдается ___________________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
срок возвращения ___________________________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное
пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий,
выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации,
выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в
акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты
или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя
выдающего дела организации-получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Продолжение приложения N 33
Выдал дела по поручению руководства _______________________________________
(наименование организации)
Руководитель архива,
из которого выданы дела
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства _____________________________
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение N 34
к п. 7.2.4
_________________________________________
(наименование органа управления, воинской
части, организации системы МЧС России)
КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N ____
Начата _____________
Окончена ___________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги выдачи документов
Продолжение приложения N 34
N п/п | Дата выдачи | Фонд N | Опись N | Ед. хр. N | Кому выдано | Расписка в получении дела | Дата возврата дела | Расписка в возвращении дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | |
Итого в ________________ году выдано из хранилища N ____________________
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности работника,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение N 35
к п. 7.2.4
_________________________________________
(наименование органа управления, воинской
части, организации системы МЧС России)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело ______________________________________________________________________
(N и название)
Опись _____________________________________________________________________
(N и название)
Фонд ______________________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
N п/п | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возвращения |
1 | 2 | 3 | 4 |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение N 36
к п. 7.2.5
_________________________________________
(наименование органа управления, воинской
части, организации системы МЧС России)
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд N ________________ Опись N _________________ Дело N __________________
Заголовок дела ________________________________________________________
Дата использования | Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво) | Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) | N использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | |
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа использования
