МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 7 декабря 1998 г. N 243
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ДЕПАРТАМЕНТЕ
УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ МИНИСТЕРСТВА МИНИСТЕРСТВА
ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Во исполнение Приказа Министерства финансов Российской Федерации
от 10 августа 1998 г. N 144 "О совершенствовании организационной структуры Министерства финансов Российской Федерации" приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о Департаменте управления делами министерства Министерства финансов Российской Федерации.
2. Руководителю Департамента управления делами министерства Романову И.В. в соответствии с указанным Положением разработать и утвердить в месячный срок положения об отделах, входящих в состав департамента, и должностные инструкции работников департамента.
3. Признать утратившими силу:
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 ноября 1994 г. N 141 "Об утверждении Положения об Административно-контрольном департаменте";
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 15 декабря 1994 г. N 190 "Об утверждении Положения о Департаменте капитального строительства и хозяйственных организаций";
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 января 1995 г. N 66 "Об утверждении Положения об отделе экономической безопасности";
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 2 марта 1995 г. N 153 "Об утверждении Положения о Департаменте кадров и обеспечения органов финансовой системы";
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 16 марта 1995 г. N 182 "Об утверждении Положения о Приемной министерства";
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 19 февраля 1998 г. N 31 "О дополнении Положения о Департаменте капитального строительства и хозяйственных организаций";
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 мая 1998 г. N 90 "Об утверждении Положения об Управлении по защите информации".
Министр
М.М.ЗАДОРНОВ
Утверждено
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 7 декабря 1998 г. N 243
ПОЛОЖЕНИЕ
О ДЕПАРТАМЕНТЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ МИНИСТЕРСТВА
МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Департамент управления делами министерства является структурным подразделением Министерства финансов Российской Федерации, обеспечивающим в центральном аппарате функционирование единой системы организации делопроизводства, документационного сопровождения управления и контроля за исполнением поручений, проведение протокольных мероприятий, экономической безопасности и защиты государственной тайны в министерстве, подбора, расстановки, подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров министерства, совершенствование организационной структуры и штатов, организацию работы по капитальному строительству, ремонтным работам, финансированию территориальных органов и организаций, находящихся в ведении министерства.
2. Департамент управления делами министерства осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями министерства, находящимися в его ведении организациями, территориальными органами министерства, федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и другими организациями.
3. Департамент управления делами министерства в своей деятельности руководствуется
Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, приказами, инструкциями и иными нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, а также настоящим Положением.
4. Основными задачами Департамента управления делами министерства являются:
4.1. Организация в центральном аппарате министерства функционирования единой системы делопроизводства, документационного обеспечения управления (руководство, координация, организация и реализация работ по документационному обеспечению управления) и контроля за правильностью ее постановки и ведения в структурных подразделениях министерства с применением средств современной вычислительной техники.
4.2. Осуществление контроля за своевременным выполнением структурными подразделениями министерства поручений, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, решениях коллегии, приказах и иных нормативных правовых актах министерства, а также за рассмотрением запросов депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, министерств и других федеральных органов исполнительной власти, общественных объединений, организаций и обращений граждан.
4.3. Подготовка руководству министерства докладов о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях министерства и предложений по обеспечению своевременного и качественного выполнения решений и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, решений коллегии, приказов и иных нормативных правовых актов министерства.
4.4. Организация работы с организационно-распорядительными документами, оформления, регистрации, учета и хранения приказов, вновь заключаемых договоров (соглашений) путем создания их банка данных на бумажных и электронных носителях, хранения их подлинников и визовых экземпляров, действующих договоров (соглашений), заключенных министерством, а также подлинников приказов и других нормативных правовых актов министерства.
4.5. Организация и ведение архивной работы в министерстве.
4.6. Организация и осуществление работы с обращениями граждан.
4.7. Совершенствование форм и методов работы с документами, обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, регистрации и доставки корреспонденции, составления номенклатуры дел, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив министерства.
4.8. Проведение протокольных мероприятий, прием иностранных делегаций и организация работы министерства с иностранными представительствами и международными организациями.
4.9. Организация и обеспечение экономической безопасности и защиты информации Министерства финансов Российской Федерации.
4.10. Совершенствование организационной структуры и штатов центрального аппарата министерства, оказание территориальным органам министерства и организациям, находящимся в ведении министерства, методической и практической помощи в проведении такой работы.
4.11. Организация работы с кадрами министерства, подготовка специалистов с высшим и средним профессиональным образованием для центрального аппарата и территориальных органов министерства, переподготовка и повышение квалификации руководящих работников и специалистов центрального аппарата и территориальных органов министерства.
4.12. Обеспечение финансирования мероприятий по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров.
4.13. Организация работы по капитальному строительству, ремонтным работам и материально-техническому снабжению административных зданий, служебных помещений и организаций социальной сферы, находящихся в ведении министерства.
4.14. Осуществление мероприятий по финансированию территориальных органов федерального казначейства, страхового надзора, контрольно-ревизионных органов и других организаций, находящихся в ведении министерства.
5. В соответствии с возложенными на него задачами Департамент управления делами министерства выполняет следующие основные функции:
5.1. Обеспечивает прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, доведение входящей корреспонденции до руководства министерства, структурных подразделений, проверку правильности оформления исходящей корреспонденции и отправку ее адресатам.
5.2. Доводит до соответствующих структурных подразделений министерства федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации, материалы к рассмотрению на заседаниях Правительства и Президиума Правительства Российской Федерации, поступающие в министерство, материалы Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, поручения руководства министерства по указанным документам, организует своевременное их рассмотрение исполнителями и обеспечивает контроль за подготовкой необходимых предложений по ним для доклада руководству министерства.
5.3. Осуществляет контроль за своевременным выполнением структурными подразделениями министерства заданий и поручений руководства министерства. Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов и информирует об этом руководство министерства.
5.4. Участвует в подготовке мероприятий министерства по выполнению указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, а также других документов по указанию руководства министерства.
5.5. Организует работу коллегии Министерства финансов Российской Федерации, обеспечивает проведение ее заседаний, подготовку и оформление материалов и решений коллегии министерства в установленном порядке.
5.6. Разрабатывает и осуществляет мероприятия по сокращению документооборота путем рациональной организации форм и методов работы с документами, их унификации и стандартизации на базе расширения внедрения персональных электронно-вычислительных машин, автоматизированной системы контроля исполнения документов и других информационно-поисковых систем.
5.7. Составляет номенклатуру дел и обеспечивает комплектование законченных делопроизводством документов министерства, их сохранность, учет и использование, подготавливает и передает документы архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации, а также осуществляет методическое руководство и проверку состояния архивного дела в центральном аппарате министерства.
5.8. Организует и ведет работу по устным и письменным обращениям граждан, осуществляет прием граждан, обобщает сведения об обращениях, о ходе и результатах их рассмотрения и информирует об этом руководство министерства.
5.9. Обобщает практику применения законодательства по вопросам, входящим в компетенцию департамента, разрабатывает и представляет Министру для внесения на рассмотрение Правительства Российской Федерации предложения по совершенствованию этого законодательства.
5.10. Обеспечивает при необходимости стенографирование, компьютерный набор текста, машинописные работы и доведение до пользователей по установленным схемам нормативных актов и других документов, а также принимает участие в координации работы по размножению документов, телетайпной и телефаксной связи.
5.11. Соблюдает и обеспечивает режим секретности проводимых в департаменте и министерстве работ с использованием технических средств, в том числе при обработке документов, составляющих государственную и служебную тайну.
5.12. Обеспечивает и соблюдает установленный порядок работы с гербовой печатью министерства.
5.13. Готовит и распространяет необходимые списки телефонов работников министерства.
5.14. Организует совместно с другими подразделениями министерства работу по подбору и расстановке кадров центрального аппарата, а также по укомплектованию территориальных органов и организаций, находящихся в ведении министерства, высококвалифицированными специалистами и руководящими работниками.
5.15. Проводит работу по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров, осуществляет в установленном порядке проверку состояния работы по укомплектованию кадрами территориальных органов и организаций, находящихся в ведении министерства, изучает, обобщает и распространяет положительный опыт по работе с кадрами.
5.16. Готовит материалы по работе с кадрами для рассмотрения на коллегии министерства, проекты приказов по кадрам и осуществляет контроль за выполнением приказов министерства по работе с кадрами.
5.17. Разрабатывает и готовит в пределах своей компетенции проекты штатных расписаний центрального аппарата министерства, проекты приказов о внесении изменений в штатные расписания, совершенствовании организационной структуры управления министерством, делопроизводства, контроля и архивного дела, контролирует работу структурных подразделений министерства по вопросам, входящим в компетенцию департамента.
5.18. Проводит работу по исчислению трудового стажа работников центрального аппарата министерства для выплаты надбавок за выслугу лет к должностному окладу, а также оказывает методическую и консультационную помощь по проведению этой работы в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении министерства.
5.19. Организует работу по присвоению федеральным государственным служащим центрального аппарата, руководящему составу территориальных органов министерства квалификационных разрядов и оказывает методическую помощь в проведении этой работы в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении министерства.
5.20. Организует работу по проведению аттестации федеральных государственных служащих центрального аппарата, руководящего состава территориальных органов министерства и оказывает консультативную помощь по проведению этой работы в организациях, находящихся в ведении министерства.
5.21. Осуществляет работу по сбору справок о доходах и имуществе федеральных государственных служащих центрального аппарата, руководящего состава территориальных органов министерства и оказывает консультативную помощь в проведении этой работы в организациях, находящихся в ведении министерства.
5.22. Готовит материалы по представлению к награждению государственными наградами Российской Федерации, присвоению почетных званий, поощрению работников центрального аппарата министерства, его территориальных органов и организаций, находящихся в ведении министерства, а также готовит в установленном порядке материалы по привлечению к дисциплинарной ответственности работников министерства.
5.23. Проводит работу по подготовке и передаче в органы Пенсионного фонда Российской Федерации анкетных данных, обеспечивающих регистрацию застрахованных лиц, своевременному внесению изменений в индивидуальные лицевые счета и страховые свидетельства государственного пенсионного страхования при изменении анкетных данных застрахованных лиц, а также восстановлению утраченных страховых свидетельств государственного пенсионного страхования.
5.24. Осуществляет оперативный учет численности работников и фонда оплаты труда по центральному аппарату министерства.
5.25. Осуществляет учет фонда надбавок к должностным окладам работников центрального аппарата министерства.
5.26. Осуществляет работу по оформлению, хранению и выдаче трудовых книжек, своевременному внесению в них необходимых сведений.
5.27. Осуществляет работу по подготовке и выдаче удостоверений и справок о трудовой деятельности работников центрального аппарата министерства.
5.28. Готовит и оформляет документы для работников центрального аппарата министерства, увольняющихся в связи с уходом на пенсию.
5.29. Готовит и представляет в установленном порядке все виды государственной отчетности и текущей информации о численности и качественном составе работников центрального аппарата министерства.
5.30. Организует прием на работу, перевод, увольнение и предоставление отпусков работникам центрального аппарата министерства.
5.31. Оформляет необходимые документы на работников центрального аппарата министерства, направляемых в командировки, в том числе за границу.
5.32. Ведет учет контингента студентов, обучающихся в финансовых образовательных учреждениях, а также анализ приема и выпуска специалистов на контрактной основе.
5.33. Обобщает поступающие предложения по улучшению качества подготовки специалистов с высшим и средним профессиональным образованием и разрабатывает совместно с учебно-методическим кабинетом при министерстве соответствующие методические рекомендации для образовательных учреждений, находящихся в ведении министерства.
5.34. Разрабатывает и представляет на рассмотрение проект сводной сметы расходов на содержание учебных заведений по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров, а также на содержание учебно-методического кабинета при министерстве.
5.35. Ведет учет военнообязанных.
5.36. Рассматривает обращения федеральных органов исполнительной власти, организаций и граждан, готовит по ним для руководства министерства проекты ответов в части, относящейся к компетенции департамента.
5.37. Организует работу по повышению уровня компьютерной грамотности и изучению иностранных языков работниками центрального аппарата министерства.
5.38. Осуществляет ведение и хранение личных дел работников центрального аппарата министерства, руководящих работников территориальных органов министерства и организаций, находящихся в его ведении.
5.39. Разрабатывает проекты сводных планов капитальных вложений, проектно-изыскательских работ по министерству.
5.40. Обеспечивает финансирование строительства и ремонта объектов, заключает договоры на проектно-изыскательские работы и оформляет протоколы-заказы, договоры по техническому перевооружению и реконструкции.
5.41. Обеспечивает организацию общественного питания, социально-бытового, культурно-оздоровительного обслуживания, спортивного отдыха и лечения работников центрального аппарата министерства и организаций, находящихся в его ведении, а также обеспечивает детей работников министерства путевками в детский сад и лагерь.
5.42. Осуществляет в установленном порядке учет нуждающихся в улучшении жилищных условий и оформляет документацию на получение жилой площади.
5.43. Обеспечивает соблюдение технической эксплуатации помещений министерства, охраны здания и противопожарных требований.
5.44. Составляет и исполняет смету расходов на содержание центрального аппарата Министерства финансов Российской Федерации с учетом требований, предъявляемых к организации труда в федеральных органах исполнительной власти, распоряжается кредитами, предоставляемыми департаменту.
5.45. Составляет сводные проекты смет расходов и отчеты по ним на содержание территориальных органов федерального казначейства, страхового надзора, контрольно-ревизионных органов и организаций, находящихся в ведении министерства, осуществляет финансирование в соответствии с установленными лимитами.
6. Департамент управления делами министерства имеет право:
6.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений министерства, территориальных органов и организаций, находящихся в ведении министерства, информацию, необходимую для выполнения возложенных на департамент функций.
6.2. Осуществлять самостоятельно и привлекать специалистов по согласованию с руководителями структурных подразделений министерства, его территориальных органов и организаций, находящихся в ведении министерства, для подготовки материалов и проведения проверки состояния исполнительской дисциплины и ведения делопроизводства в структурных подразделениях министерства в соответствии с компетенцией департамента, поручениями руководства министерства и возложенными на департамент функциями.
6.3. Участвовать в работе совещаний, конференций, а также созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию департамента, привлекать в установленном порядке для участия в них работников структурных подразделений министерства, его территориальных органов и организаций, находящихся в ведении министерства, по согласованию с их руководителями.
6.4. Возвращать структурным подразделениям министерства проекты документов, которые подготовлены некачественно и с нарушением установленного порядка оформления.
6.5. Получать от банков и других кредитных организаций справки по операциям центрального аппарата Министерства финансов Российской Федерации.
6.6. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию департамента.
6.7. Пользоваться в установленном порядке банками данных министерства.
6.8. Совместно со структурными подразделениями министерства, обеспечивающими обслуживание современной вычислительной техники, определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
6.9. Обмениваться опытом работы, изучать стиль и методы работы в области совершенствования общего делопроизводства, кадровой и хозяйственной политики, защиты информации и технической безопасности в федеральных органах исполнительной власти и других органах и организациях.
7. Департамент управления делами министерства возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Министром финансов Российской Федерации.
Руководитель департамента осуществляет общее руководство деятельностью департамента на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на департамент задач.
Руководитель департамента имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Министром финансов Российской Федерации. Распределение обязанностей между заместителями руководителя осуществляется руководителем департамента.
Другие работники департамента назначаются на должность и освобождаются от должности в установленном порядке.
Круг служебных обязанностей работников департамента определяется в соответствии с положениями об отделах департамента и должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
8. Руководитель Департамента управления делами министерства:
8.1. Организует работу департамента по надлежащему выполнению возложенных на него задач и функций, утверждает положения об отделах департамента и должностные инструкции работников департамента.
8.2. Организует качественное выполнение в установленные сроки поручений Министра финансов Российской Федерации и его заместителей, обеспечивает и принимает участие в подготовке совместно с другими структурными подразделениями министерства необходимых документов и материалов по вопросам, входящим в компетенцию департамента.
8.3. Подготавливает и представляет в установленном порядке Министру финансов Российской Федерации предложения по вопросам коллегии министерства.
8.4. Подготавливает и представляет в установленном порядке Министру финансов Российской Федерации предложения по вопросам подбора и расстановки кадров, поощрения и привлечения к дисциплинарной ответственности работников департамента.
8.5. Представляет Министру финансов Российской Федерации предложения о структуре и штатном расписании структурных подразделений министерства в пределах установленной численности и фонда оплаты труда.
8.6. Вносит на рассмотрение руководству министерства предложения по совершенствованию системы подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров.
8.7. Вносит Министру финансов Российской Федерации предложения о представлении в установленном порядке отличившихся работников центрального аппарата министерства, территориальных органов и организаций, находящихся в ведении министерства, к награждению государственными наградами Российской Федерации и присвоению почетных званий.
8.8. Распоряжается с разрешения руководства министерства денежными средствами, предусмотренными сметой расходов на содержание центрального аппарата Министерства финансов Российской Федерации.
8.9. Утверждает в установленном порядке проектно-сметную документацию на строительство и ремонт объектов, сводные сметы, сметы расходов на содержание территориальных органов и организаций, находящихся в ведении министерства, финансируемых за счет средств федерального бюджета, а также сметы доходов и расходов от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
8.10. Имеет право подписывать от имени Министерства финансов Российской Федерации распорядительные и расчетно-денежные документы по финансированию центрального аппарата министерства, его территориальных органов и организаций, находящихся в ведении Министерства (включая капитальное строительство), договоры, связанные с исполнением сметы расходов на содержание центрального аппарата министерства, предусмотренные законодательством отчеты центрального аппарата и организаций, находящихся в ведении министерства и финансируемых через департамент, акты об исполнении работ по договорам и о списании материальных ценностей, расчетно-платежные документы центрального аппарата министерства для начисления и выплаты заработной платы, премий и социальных выплат, платежные поручения, справки и другие документы, направляемые в Банк России и другие кредитные организации.
8.11. Разрабатывает и осуществляет мероприятия по улучшению организации, стиля и методов работы департамента, укреплению исполнительской дисциплины, повышению деловой квалификации его работников и внедрению научной организации труда в практику работы департамента.
8.12. Обеспечивает рассмотрение в департаменте обращений граждан, в том числе через Приемную министерства, и принимает меры к своевременному и правильному разрешению поступающих жалоб и предложений граждан.
8.13. Обеспечивает оперативное и правильное ведение делопроизводства в департаменте в соответствии с Инструкцией по общему делопроизводству в центральном аппарате Министерства финансов Российской Федерации.
8.14. Участвует в заседаниях коллегии министерства, а также в совещаниях, проводимых Министром финансов Российской Федерации и его заместителями, по вопросам, входящим в компетенцию департамента.
8.15. Обеспечивает режим секретности проводимых в министерстве работ, разработку и своевременное осуществление мероприятий по защите государственных секретов и информации от разглашения и утечки, в том числе при использовании технических средств.
9. Документы, направляемые от имени департамента управления делами министерства, по вопросам, входящим в его компетенцию, подписываются руководителем департамента или его заместителями.
10. Департамент управления делами министерства хранит гербовую печать Министерства финансов Российской Федерации, а также имеет печати и штампы со своим наименованием.
