ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 8 августа 2006 г. N 18-0-09/000272
Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо и сообщает следующее.
В настоящее время, из-за нехватки площадей и отсутствия дополнительной численности в инспекциях ФНС России, остро стоит вопрос хранения документов.
В первую очередь речь идет о следующих видах документов: регистрационные дела, учетные дела, налоговые декларации и бухгалтерская отчетность, а также так называемые "досье налогоплательщиков" (решения по результатам налоговых проверок, акты выездных налоговых проверок, письма и запросы налогоплательщиков и копии ответов на них, судебные дела).
При этом следует иметь в виду, что согласно нормативным правовым актам Российской Федерации дела передаются в архив только через 3 года. Однако, например, потребность в доступе к налоговым декларациям и бухгалтерской отчетности возникает в первые три года. Следовательно, в данном случае, речь идет об оперативном ведении дел налогоплательщиков.
Перечисленные виды документов можно хранить как непосредственно в инспекциях, так и в объединенных архивохранилищах - едином месте, в котором хранятся документы из нескольких инспекций.
Примером такого хранения может служить архивохранилище, созданное Управлением ФНС России по Санкт-Петербургу. В Санкт-Петербурге создано несколько объединенных архивохранилищ для хранения налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и регистрационных дел. При необходимости, сотрудники инспекций, в соответствии с разработанным регламентом, имеют возможность оперативно получить необходимые документы.
Однако данный способ не всегда подходит для больших по территории регионов. В данном случае актуально использование сканирования документов и обеспечение доступа к их электронным образам. В этом случае потребность получения бумажных документов из объединенного архивохранилища резко сокращается. На примере Санкт-Петербурга в 2006 году начнутся работы по автоматизации объединенных архивохранилищ (включая сканирование документов). В настоящее время готовится конкурсная документация.
Аутсорсинг, т.е. обработка и хранение документов в других организациях, в том числе частных, возможен, однако в настоящее время данная технология органами государственной власти не используется.
В связи с принятием Федерального закона Российской Федерации
от 27.07.2006 N 137-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую
Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования" ряду управлений по субъектам Российской Федерации поручено подготовить предложения по организации архивных хранилищ.
Начальник Управления делами
В.Н.ГРАЧЕВ
