МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО
ПРИКАЗ
от 3 ноября 2010 г. N 287
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
В соответствии с положениями Постановления Правительства Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060) и Приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (по заключению Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК документ в государственной регистрации не нуждается) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства (далее - Инструкция).
2. Начальникам управлений центрального аппарата Федерального казначейства обеспечить изучение работниками Инструкции, утвержденной настоящим Приказом, а также выполнение ее требований в практической работе.
3. Признать утратившим силу Приказ Федерального казначейства от 28 июля 2006 г. N 144 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федерального казначейства А.Ю. Демидова.
Руководитель
Р.Е.АРТЮХИН
Утверждена
Приказом
Федерального казначейства
от 3 ноября 2010 г. N 287
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства (далее - Инструкция) разработана во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Собрание законодательства РФ, 2009, N 25, ст. 3060) в соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Федерального казначейства, утвержденным Приказом Федерального казначейства
от 10.04.2006 N 5н (в редакции Приказов Федерального казначейства
от 06.08.2007 N 4н,
от 16.01.2009 N 1н,
от 02.12.2009 N 11н,
от 12.04.2010 N 2н) (далее - Регламент Федерального казначейства).
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Федерального казначейства.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы для служебного пользования), установлены Инструкцией о порядке работы с документами ограниченного распространения в центральном аппарате Федерального казначейства, утвержденной Приказом Федерального казначейства от 11.02.2009 N 2-дсп.
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в центральном аппарате Федерального казначейства осуществляет Отдел координации и контроля документооборота и обеспечения деятельности руководства Федерального казначейства (далее - Отдел документооборота).
1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в управлениях и отделах центрального аппарата Федерального казначейства возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее - делопроизводители) в соответствии с должностными регламентами.
1.8. Ведение делопроизводства в центральном аппарате осуществляется с помощью прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы документооборота (далее - ППО АСД).
II. Основные понятия
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись/электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее - ЭЦП);
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, имеет статус документа, если оно заверено ЭЦП;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
III. Создание документов в Федеральном казначействе
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в центральном аппарате Федерального казначейства, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 30 мм - левое; 25 мм - верхнее; 24 мм - нижнее; 20 мм - правое.
3.1.2. В центральном аппарате Федерального казначейства применяются следующие бланки:
- угловой бланк руководителя Федерального казначейства (Приложение N 1);
- угловой бланк заместителя руководителя Федерального казначейства (Приложение N 2);
- общий продольный бланк письма Федерального казначейства (Приложение N 3);
- продольный бланк приказа Федерального казначейства (Приложение N 4).
Реквизиты углового бланка располагаются в верхнем левом углу, реквизиты продольного бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
Реквизиты бланков документов оформляются в синем цветовом решении.
3.1.3. В состав реквизитов для бланков письма руководителя Федерального казначейства и заместителя руководителя Федерального казначейства включаются:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства финансов Российской Федерации;
полное и сокращенное наименование Федерального казначейства;
должность лица - автора документа;
справочные данные о Федеральном казначействе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего номера адресанта.
В состав реквизитов для бланка письма Федерального казначейства включаются:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства финансов Российской Федерации;
полное и сокращенное наименование Федерального казначейства;
справочные данные о Федеральном казначействе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего номера адресанта.
В состав реквизитов для бланков приказа Федерального казначейства включаются:
Государственный герб Российской Федерации (в красном цветовом решении);
наименование Министерства финансов Российской Федерации;
полное и сокращенное наименование Федерального казначейства;
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
3.1.4. Бланки документов Федерального казначейства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются Отделом имущественного комплекса Административного управления на основании заявок Отдела документооборота на их изготовление. Отдел имущественного комплекса оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и передачу в Отдел документооборота изготовленных бланков документов по журналу учета поступления бланков (Приложение N 5).
Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом. Бланки приказов нумеруются нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней левой части лицевой стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (Приложение N 5).
3.1.5. Бланки документов Федерального казначейства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выдаются делопроизводителям под роспись в журнале выдачи бланков.
3.1.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
3.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут делопроизводители и начальники управлений центрального аппарата Федерального казначейства.
3.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Федерального казначейства. Соответствующие предложения вносятся Отделом документооборота вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые в Федеральном казначействе, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. N 477.
3.2.1. Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом
от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в редакции Федеральных конституционных законов
от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ и
от 30 июня 2003 г. N 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021).
На бланках документов Федерального казначейства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Федерального казначейства".
3.2.2. Наименование Федерального казначейства
Наименование Федерального казначейства - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Федеральном казначействе.
Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.
Над наименованием Федерального казначейства указывается полное наименование Министерства финансов Российской Федерации.
3.2.3. Наименование должности лица, подписавшего документ
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Федерального казначейства, бланк письма заместителя руководителя Федерального казначейства).
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федерального казначейства.
3.2.4. Справочные данные
Справочные данные о Федеральном казначействе указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, интернет-адрес.
3.2.5. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.2.6. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках приказов и протоколов.
3.2.7. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.04.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 апреля 2010 г.
3.2.8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из цифрового обозначения управления центрального аппарата Федерального казначейства, отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 07-04-15/302).
Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.2.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.2.10. Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
или:
Аппарат Правительства
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю
Федеральной налоговой службы
М.В. Мишустину
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил" оказания услуг почтовой связи") (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы Федерального казначейства в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
3.2.11. Наименование либо аннотация документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, оформленных на бланках формата А5 и имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о применении печатей и штампов в центральном аппарате Федерального казначейства
Письмо (о чем?) О направлении информации
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В документах, оформленных на продольных бланках приказов, заголовок оформляется над текстом центрованным способом.
3.2.12. Текст документа
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об обеспечении...;
3-го лица единственного числа: Федеральное казначейство полагает...; коллегия Федерального казначейства постановляет...; управление не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации
от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";
"В соответствии с Положением о Коллегии Федерального казначейства, утвержденном приказом Федерального казначейства от 1 сентября 2005 г. N 155...".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа, начиная со второй страницы.
3.2.13. Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указываются количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о документах... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о договорах банковского счета, для служебного
пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение N 2
к приказу Федерального
казначейства
от 16.04.2010 N 85
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Федерального
казначейства
от 16.04.2010 N 85
3.2.14. Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минюста России
от 26.04.2010 N 20-654
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом углу ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости с общественными организациями.
3.2.15. Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Федерального казначейства оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Заместитель начальника Управления
ведомственных программ
Подпись И.О. Фамилия
Дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела Федерального казначейства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, многоадресные письма и др.).
На проектах приказов и приложениях к проектам приказов визы оформляются на листе согласования (Приложение N 6).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
В случае если процедура согласования осуществлялась в электронном виде посредством ППО АСД, лист согласования распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа либо на отдельном листе (листах).
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
С замечаниями (прилагаются); Согласен с учетом замечаний и др.
Начальник Юридического управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
3.2.16. Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:
Начальник Финансового управления Подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. руководителя
Федерального казначейства Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
начальника Юридического управления Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
3.2.16. Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Федерального казначейства
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Федерального казначейства
от 15.04.2010 N 85
3.2.17. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
3.2.18. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, штамп "Копия верна", слово "Верно" (для выписки из документа), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле N ________ за ____ г.
Копия верна (Верно)
Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.
Заверение копий электронных документов осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 16.03.2010 N 54 "Об утверждении Порядка изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с ЭЦП в центральном аппарате Федерального казначейства".
3.2.19. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
П.О. Николаев
(499) 234-56-88
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
3.2.20. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа или непосредственно на документе (в заголовочной части документа).
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.
Указания по исполнению могут выдаваться в форме электронных сообщений, подписанных ЭЦП.
3.2.21. Отметка о контроле документа
Отметка о контроле проставляется на бланках указаний по исполнению к документам, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль Срок исполнения" или на верхнем поле документа справа, а также в электронном сообщении по документу в РКК.
3.2.22. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется путем заполнения поля "Номер дела" в регистрационной контрольной карточке (далее - РКК) документа в ППО АСД.
3.2.23. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Федеральное казначейство проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа и содержит дату поступления и входящий номер документа (при необходимости - часы и минуты).
3.2.24. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).
3.3. Подготовка нормативных правовых актов
Федерального казначейства
3.3.1. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации
от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895) (далее - Правила подготовки нормативных правовых актов), Регламентом Федерального казначейства, разработанным на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации
от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации
от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233).
3.3.2. Нормативные правовые акты Федерального казначейства издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов Министерства финансов Российской Федерации, а также по инициативе Федерального казначейства в пределах компетенции в соответствии с Положением о Федеральном казначействе.
3.3.3. Нормативные правовые акты издаются в виде положений, правил, инструкций, регламентов, утверждаемых приказами Федерального казначейства.
3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов в Федеральном казначействе осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов.
Нормативные правовые акты могут издаваться двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти.
3.3.5. Нормативные правовые акты Федерального казначейства подлежат государственной регистрации, если они:
а) содержат правовые нормы, затрагивающие:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии их осуществления, закрепленные в
Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных Федеральному казначейству, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;
в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему Федерального казначейства, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.
IV. Оформление отдельных видов документов
в Федеральном казначействе
4.1. Состав документов Федерального казначейства
4.1.1. В Федеральном казначействе создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы и решения заседаний (коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов), аналитические, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.
4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах и решениях коллегии Федерального казначейства, иных совещаний и заседаний.
4.1.3. Взаимные обязательства Федерального казначейства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, государственных контрактов.
4.2. Приказ
4.2.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам.
4.2.2. Проекты приказов готовят и вносят управления центрального аппарата Федерального казначейства (далее - управления) на основании поручений руководителя Федерального казначейства, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам (прием, увольнение, назначение, перевод, поощрение, взыскание, обучение, предоставление отпусков и командирование работников Федерального казначейства) готовятся Отделом прохождения государственной гражданской службы и кадров Административного управления на основании соответствующих представлений.
4.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Административное управление.
4.2.4. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем, начальником отдела и начальником управления, внесшим проект, начальниками управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальниками (заместителями начальников) Административного и Юридического управлений, а также заместителями руководителя Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
При наличии нескольких приложений к приказу приложения нумеруются в соответствии с порядком, определенным пунктом 3.2.13 настоящей Инструкции.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.
Визирование проектов приказов оформляется на листе согласования, располагаемом на обороте последнего листа проекта приказа и приложений к приказу. Визы включают должности визирующих, подписи, расшифровки подписей и дату.
4.2.5. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
4.2.6. К утвержденному приказу прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам.
Копии приказов по кадровым вопросам (или их размноженные экземпляры) направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки на бумажных носителях.
4.2.7. Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Министерства финансов Российской Федерации; наименование Федерального казначейства; вид документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись; визы (лист согласования).
Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (с добавлением индекса "н" для приказов нормативного характера или индекса "л/с" для приказов по личному составу и т.п.).
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате Федерального казначейства
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи со служебной необходимостью" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы подписывает руководитель Федерального казначейства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
4.2.8. Совместные приказы Федерального казначейства и федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказа приведен в Приложении N 7.
4.3. Положение, правила, инструкция
4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Федерального казначейства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые Федеральным казначейством; утверждение оформляется путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Федерального казначейства.
4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.3.3. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3.4. Внесение изменений в положения (правила, инструкции), утвержденные приказами Федерального казначейства, осуществляется путем издания приказа.
4.4. Протокол заседания (совещания)
4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
4.4.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
4.4.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), инициалы и фамилии присутствовавших лиц, а также секретаря (при необходимости).
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Руководитель
Федерального казначейства И.О. Фамилия
Заместители руководителя
Федерального казначейства: И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано полужирным шрифтом размером N 14 - 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
4.4.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов, комиссий, рабочих групп и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.
4.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
4.4.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:
наименование Федерального казначейства - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование;
вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1 или 1,5 межстрочного интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 8.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 9.
4.5. Служебная переписка
4.5.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
4.5.2. Служебные письма Федерального казначейства готовятся:
как ответы (доклады, отчеты) о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы (доклады, отчеты) на поручения Министерства финансов Российской Федерации и запросы других министерств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федерального казначейства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При подготовке служебных писем в адрес территориальных органов Федерального казначейства (далее - территориальных органов), отправляемых посредством ППО АСД, используется шаблон бланка (без изображения Государственного герба Российской Федерации) в соответствии с Приложением N 10.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3.2 настоящей Инструкции.
Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.
4.5.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами Российской Федерации или указаниями по исполнению руководителя Федерального казначейства. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками управлений.
Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению руководителя (заместителя руководителя) Федерального казначейства. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.
4.5.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании по исполнению руководителя Федерального казначейства.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Федеральное казначейство считает...", "Федеральное казначейство рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "Уважаемый Иван Петрович!" в начале письма над текстом и "С уважением, ..." в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.
4.5.6. Служебные письма подписываются руководителем (заместителями руководителя) Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя Федерального казначейства. Право подписи служебных писем начальниками управлений центрального аппарата Федерального казначейства устанавливается в положениях об управлениях и в должностных регламентах начальников управлений.
4.6. Записка (аналитическая,
докладная, служебная, объяснительная)
4.6.1. Внутриведомственная переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами центрального аппарата Федерального казначейства.
4.6.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:
адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);
дата документа;
регистрационный номер;
вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);
название документа (заголовок к тексту);
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись;
отметка об исполнителе.
4.6.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок кратко излагаются суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.
4.6.4. Внутриведомственная переписка (за исключением объяснительных записок) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается электронной цифровой подписью, регистрируется и направляется адресату посредством ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента работы с документами в ППО АСД центрального аппарата Федерального казначейства (далее - Технологический регламент).
4.6.5. Текст служебных писем и внутриведомственной переписки печатается через межстрочный интервал "минимум", значение "18 пт".
V. Организация документооборота
5.1. Порядок организации документооборота
5.1.1. Движение документов в Федеральном казначействе с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
5.1.2. В документообороте Федерального казначейства выделяются следующие документопотоки:
поступающая (входящая) корреспонденция;
отправляемая (исходящая) корреспонденция:
внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.
5.1.3. В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются:
документы, поступающие из Правительства (Аппарата Правительства) Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других федеральных органов исполнительной власти и ответы на них;
документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления, и ответы на них;
документы из управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации и ответы на них;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;
документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;
обращения граждан и ответы на них;
инициативные письма Федерального казначейства.
5.1.4. В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы Федерального казначейства.
5.1.5. Регистрация документов в ППО АСД осуществляется:
поступающей (входящей) корреспонденции - в журнале "Входящая корреспонденция";
отправляемой (исходящей) корреспонденции - в журнале "Исходящая корреспонденция";
обращений граждан - в журнале "Жалобы и обращения граждан";
ответов на обращения граждан - в журнале "Ответы на жалобы и обращения граждан";
внутренней (внутриведомственной) корреспонденции - в журнале "Внутриведомственная корреспонденция".
5.1.6. Доставка и отправка документов в Федеральном казначействе осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным), посредством ППО АСД и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
5.2.1. Вся поступающая в Федеральное казначейство корреспонденция централизовано проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в Отделе документооборота.
5.2.2. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в Федеральное казначейство на бумажных носителях, проверяется:
правильность доставки корреспонденции по адресу; ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;
наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений".
5.2.3. Конверты с документами вскрываются в Отделе документооборота, за исключением конвертов с надписью "Лично", "Конфиденциально" (вскрываются адресатом отправления), а также конвертов в конкурсную комиссию Федерального казначейства с надписью "Не вскрывать" (вскрываются непосредственно на заседании комиссии).
Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:
если только по конвертам можно установить адрес отправителя;
если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;
к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;
к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.
5.2.4. Документы, поступившие в Федеральное казначейство в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и регистрацию в Отделе документооборота в день поступления документов (не позднее следующего рабочего дня). Документы, поступившие с отметками "Срочно" или "Вручить немедленно", проходят первичную обработку незамедлительно.
5.2.5. При приеме входящей корреспонденции территориальных органов, поступившей в Федеральное казначейство посредством ППО АСД, в журнале "Входящие документы из территориальных органов" в РКК документа проверяются следующие реквизиты:
идентификация подписи в электронном документе на соответствие сертификату ключа ЭЦП;
наличие вложенных файлов;
наличие фамилии, имени, отчества подписанта;
наличие регистрационного номера и даты;
правильность адресата;
наличие краткого содержания;
соответствие всех реквизитов вложенных файлов реквизитам, указанным в РКК документа.
5.2.6. В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, указанных в п. 5.2.5, электронный документ не подлежит регистрации и возвращается отправителю посредством ППО АСД с указанием причин возврата.
5.3. Предварительное рассмотрение документов
5.3.1. Документы, адресованные руководителю Федерального казначейства, заместителям руководителя Федерального казначейства, а также без указания конкретного должностного лица или управления (отдела), направленные разными видами связи в Федеральное казначейство, предварительно рассматриваются в Отделе документооборота. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Федерального казначейства, его заместителями и направляемые непосредственно начальникам управлений.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного распределения обязанностей между руководителем и заместителями руководителя Федерального казначейства с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения управлений.
5.3.2. Для доклада руководителю Федерального казначейства направляются документы:
поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства (Аппарата Правительства) Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, председателей Конституционного Суда, Верховного суда и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, председателей Счетной палаты Российской Федерации и Банка России, Министра финансов Российской Федерации и его заместителей, глав администраций, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти;
документы по вопросам, требующим согласования между управлениями или с Минфином России, принятия неурегулированных нормативными документами решений;
документы по вопросам, относящимся к компетенции управлений, работу которых координирует руководитель Федерального казначейства;
обращения граждан.
5.3.3. Для доклада заместителям руководителя Федерального казначейства направляются документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти, территориальных органов, письма за подписью директоров департаментов Минфина России и другие документы по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и взаимозаменяемостью между заместителями руководителя Федерального казначейства, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем Федерального казначейства.
5.3.4. Начальникам управлений центрального аппарата Федерального казначейства направляются документы информационного характера, ответы территориальных органов по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность по исполнению федерального бюджета и т.д.
5.3.5. Документы, поступающие из судебных органов, - повестки, решения и определения судов, исковые заявления и дополнения к ним, не требующие отдельных решений руководителя Федерального казначейства, оригиналы исполнительных листов направляются в Юридическое управление без доклада руководителю Федерального казначейства.
5.4. Регистрация поступающих документов
5.4.1. Регистрацией поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.
5.4.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в Федеральное казначейство из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в Отделе документооборота.
5.4.3. Документы регистрируются в Отделе документооборота в день поступления (не позднее следующего рабочего дня) независимо от способа их доставки. Документы с отметкой "Срочно" и "Вручить немедленно" регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного управления в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
5.4.4. Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций и от граждан, осуществляется специалистами Отдела документооборота в журнале "Входящая корреспонденция", "Жалобы и обращения граждан" и включает в себя заполнение реквизитов РКК документа в ППО АСД.
Регистрация документов, поступивших в электронном виде от территориальных органов по транспортной подсистеме ППО АСД и находящихся в промежуточном журнале "Входящие документы из территориальных органов", осуществляется только после проверки ЭЦП документа и правильности заполнения обязательных реквизитов РКК. При этом при регистрации корреспонденции из территориальных органов файл(ы) документа автоматически прикрепляется к РКК документа с сохранением ЭЦП документа.
5.4.5. На поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов, поступивших от территориальных органов по транспортной подсистеме ППО АСД, при необходимости их распечатки для доклада руководителю Федерального казначейства в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.
5.4.6. Сканирование документов, поступивших в Федеральное казначейство от организаций и граждан, осуществляется в соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД:
бумажный экземпляр документа, направленный на рассмотрение руководителю Федерального казначейства, и бумажный экземпляр утвержденных указаний по исполнению сканируются сотрудниками Отдела документооборота. Электронные образы документа и указаний по исполнению прикрепляются к РКК документа;
сканирование документов, направленных на рассмотрение заместителям руководителя Федерального казначейства, осуществляется работниками приемных заместителей руководителя Федерального казначейства;
документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.
5.4.7. В целях регистрации и учета документов в ППО АСД используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др.
5.5. Порядок рассмотрения документов
руководством Федерального казначейства
5.5.1. Поступившие в Отдел документооборота документы, поименованные в пункте 5.3.2, докладываются руководителю Федерального казначейства в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.
Проекты указаний по исполнению документов для доклада руководителю Федерального казначейства к поступающим документам готовятся работниками Отдела документооборота на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем Федерального казначейства и его заместителями.
5.5.2. В состав указаний по исполнению входят следующие элементы:
- ответственный организатор исполнения поручения (фамилия и инициалы заместителей руководителя Федерального казначейства);
- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников управлений, которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения.
Дополнительно (через знак "+") указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.
5.5.3. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указаниях по исполнению заместитель руководителя Федерального казначейства, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и при необходимости подключает к исполнению другие управления, в том числе не поименованные в указаниях по исполнению руководителя Федерального казначейства.
В случае если в соответствии с указаниями по исполнению ответственным исполнителем является управление, деятельность которого координирует руководитель Федерального казначейства, организатором исполнения документа является это же управление.
5.5.4. Документы с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой) в некоторых случаях могут направляться исполнителям с проектом указаний по исполнению до доклада руководителю Федерального казначейства. После доклада такие документы направляются исполнителям в соответствии с утвержденными указаниями по исполнению повторно.
5.5.5. Содержание поручения в указаниях по исполнению вытекает непосредственно из содержания рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа...", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение..." и т.п.). Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц Федерального казначейства (носит информативный характер), то он направляется соответствующим управлениям без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.
Документы, требующие исполнения и контроля, направляются на рассмотрение в ППО АСД путем создания сообщения контрольного типа.
5.5.6. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации
от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации
от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства, а также исходя из содержания документа. Если срок исполнения в указаниях не указан, исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца.
5.5.7. Указания по исполнению формируются с помощью ППО АСД, оформляются на бланках установленного образца (Приложение N 11), которые скрепляются с документом, прикрепляются к РКК и являются неотъемлемой частью документа.
5.5.8. Документы, поименованные в пункте 5.3.3 (включая документы, поступившие по ППО АСД), работники приемных заместителей руководителя Федерального казначейства получают в Отделе документооборота под расписку в реестре.
По документам, поступившим на рассмотрение в приемные заместителей руководителя Федерального казначейства, работниками приемных готовятся проекты указаний по исполнению в день получения таких документов или на следующий рабочий день.
В состав указаний по исполнению входят следующие элементы:
- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилии и инициалы начальников управлений, которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения.
Дополнительно (через знак "+") указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.
Утвержденные заместителем руководителя Федерального казначейства указания по исполнению со сроками исполнения работник приемной заносит в РКК документа в ППО АСД, сканирует (прикрепляет к РКК) или в случае, если документ не подлежит сканированию, ксерокопирует документ в необходимом количестве экземпляров и направляет на исполнение лицам, поименованным в указаниях по исполнению.
5.5.9. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями по исполнению заместителей руководителя Федерального казначейства осуществляется работниками их приемных с помощью ППО АСД.
Работники приемных еженедельно докладывают заместителям руководителя Федерального казначейства информацию о ходе исполнения документов, представляют справки о неисполненных документах, а также о документах, исполненных с нарушением установленных сроков.
5.5.10. Документы, поименованные в пункте 5.3.4, поступившие на бумажных носителях, делопроизводители получают в Отделе документооборота под расписку в реестре. В реестр также включаются документы, поступившие по ППО АСД, направляемые на рассмотрение в электронном виде.
5.5.11. Начальники управлений центрального аппарата Федерального казначейства (далее - начальники управлений) рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы делопроизводителю.
В случае, если начальник управления не работает самостоятельно в ППО АСД, не допускается передача документов непосредственным исполнителям, минуя делопроизводителя.
Делопроизводитель вносит в РКК в ППО АСД указания по исполнению, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.
5.5.12. Информация о ходе исполнения документов, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, адресат, подпись и др.) заносятся в РКК документа в ППО АСД непосредственным исполнителем документа или делопроизводителем посредством составления отчета об исполнении.
5.5.13. В случае ошибочного направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по указаниям руководителя) работник приемной заместителя руководителя Федерального казначейства или делопроизводитель в тот же день (не позднее следующего рабочего дня) возвращает его в Отдел документооборота с пометкой заместителя руководителя Федерального казначейства или начальника управления для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа решение о направлении его на исполнение принимает руководитель Федерального казначейства.
5.5.14. Работники приемных заместителей руководителя Федерального казначейства, делопроизводители обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В том случае, если документ, представляемый на подпись или согласование, оформлен с нарушением требований настоящей Инструкции, работник приемной заместителя руководителя Федерального казначейства или делопроизводитель вправе вернуть документ исполнителю на доработку без доклада заместителю руководителя Федерального казначейства (начальнику управления).
5.5.15. Все входящие документы должны рассматриваться заместителями руководителя Федерального казначейства и начальниками управлений в день поступления или на следующий рабочий день.
Рассмотрение документов, поступающих на подписание или согласование (визирование), с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно" и т.п.) осуществляется в день получения документа на согласование. Сроки рассмотрения документов, не имеющих пометки "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно" и т.п.), не должны превышать 3-ех рабочих дней.
5.6. Организация работы с отправляемыми документами
5.6.1. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Федерального казначейства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.
5.6.2. Проекты документов Федерального казначейства готовятся на бланках в соответствии с образцами бланков, утвержденных настоящей Инструкцией. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.
5.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
5.6.4. Все процессы работы с отправляемыми документами осуществляются в строгом соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД в центральном аппарате Федерального казначейства:
- исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует в ППО АСД, в журнале "Проекты исходящих документов", присоединяет файл документа к РКК, визирует проект документа и отправляет его на согласование, а затем на подписание (начальнику управления, заместителю руководителя либо руководителю Федерального казначейства соответственно);
- после подписания проект документа перерегистрируется из журнала "Проекты исходящих документов" в журнал "Исходящая корреспонденция" в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения-исполнителя и создается сообщение в адрес работника Отдела документооборота, ответственного за отправку документов, с просьбой отправить документ адресату. При этом автоматически создается связка между РКК проекта документа и РКК зарегистрированного документа;
- в случае, если документ подлежит отправке на бумажном носителе, подлинник отправляемого документа на бумажном носителе передается в Отдел документооборота;
- работник Отдела документооборота включает исходящий документ в реестр исходящих документов. Бумажный экземпляр исходящего документа направляется адресату;
- если документ отправляется посредством ППО АСД в адрес территориальных органов, работник Отдела документооборота проверяет наличие электронной цифровой подписи документа, регистрирует и отправляет документ посредством ППО АСД. При этом дублирование отправки документа на бумажном носителе допускается только по согласованию с руководством Административного управления. Документы с пометкой "Для служебного пользования" отправляются только на бумажном носителе.
5.6.5. Многоадресные письма (письма, отправляемые более чем в четыре адреса), другие исходящие документы за подписью руководителя Федерального казначейства и заместителей руководителя подлежат регистрации в Отделе документооборота.
Отправка осуществляется Отделом документооборота в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем документа. В случае если документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается в Отдел документооборота для отправки в необходимом количестве экземпляров.
5.7. Регистрация отправляемых документов
5.7.1. Документы, подписанные руководителем Федерального казначейства и заместителями руководителя, подлежат регистрации в Отделе документооборота.
Документы, подписанные начальниками управлений центрального аппарата Федерального казначейства, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в Отдел документооборота.
5.7.2. Отдел документооборота осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
5.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
5.7.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в журналах регистрации "Исходящая корреспонденция" и "Ответы на жалобы и обращения граждан" в ППО АСД. Регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РКК документа.
5.7.5. В случае, если документ подлежит отправке на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и при необходимости на копии, остающейся в деле Федерального казначейства.
В случае, если отправляемый документ подготовлен, согласован и подписан (утвержден) на бумажном носителе, копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа (при необходимости) заверяется отметкой "Копия верна" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
5.7.6. Регистрационный номер отправляемых документов состоит из цифрового обозначения управления центрального аппарата Федерального казначейства, отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 10-04-15/79). Регистрационный номер отправляемых документов, подлежащих регистрации в Отделе документооборота, дополняется цифровым обозначением управления центрального аппарата Федерального казначейства - исполнителя документа (например: N 07-04-05/03-177).
5.7.7. Организация поисковой системы по отправляемым документам обеспечивается на основании регистрационных данных, зафиксированных в журналах регистрации "Исходящая корреспонденция" и "Ответы на жалобы и обращения граждан" в ППО АСД.
5.8. Отправка документов
5.8.1. Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке Отделом документооборота Федерального казначейства.
5.8.2. Проверка правильности оформления и сортировка исходящих документов по способу отправки (ППО АСД, фельдъегерская связь, почтовая связь - простая, заказная корреспонденция, отправка первым классом), по системе межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) осуществляется в Отделе документооборота.
Неправильно оформленные документы, корреспонденция неслужебного характера, а также документы без РКК к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Обработка документов для отправки почтовой связью происходит в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
5.8.3. Документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя Федерального казначейства, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, другие высшие органы государственной власти и главным распорядителям бюджетных средств, отправляются фельдъегерской связью.
Решение о способе отправки документа другим адресатам принимает исполнитель документа по согласованию с руководством Административного управления (при необходимости).
5.8.4. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
5.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
5.9.1. Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляются исполнителями в структурных подразделениях центрального аппарата Федерального казначейства.
5.9.2. Подготовка, согласование, подписание и регистрация внутренних документов осуществляются посредством ППО АСД.
Исполнитель готовит проект документа, регистрирует его в журнале "Проекты внутриведомственной корреспонденции" в ППО АСД, при этом к РКК прикрепляется файл проекта документа (за исключением документов с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам), визирует проект документа и направляет на согласование и подписание заинтересованным должностным лицам.
5.9.3. После подписания проекта документа исполнитель или делопроизводитель перерегистрирует проект документа в документ в журнале "Внутриведомственная корреспонденция" в ППО АСД.
Внутренние документы регистрируются децентрализовано в структурных подразделениях центрального аппарата Федерального казначейства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.9.4. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде по ППО АСД путем создания неконтрольного сообщения "Письмо". Бумажный экземпляр внутреннего документа (в случае наличия такового) адресату не передается и подшивается в дело структурного подразделения - автора документа.
5.9.5. При направлении внутреннего документа на бумажном носителе (документы с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам) в ППО АСД создается РКК внутреннего документа с указанием о направлении документа на бумажном носителе.
5.9.6. Порядок и сроки подготовки проектов приказов нормативного правового характера, по основной деятельности, оперативным, организационным и административным вопросам определяются руководителем Федерального казначейства.
Срок рассмотрения и согласования (визирования) проекта приказа, как правило, не должен превышать трех рабочих дней. Срок согласования проекта приказа Юридическим управлением устанавливается в соответствии с требованиями Регламента Федерального казначейства.
5.9.7. Приказы нормативного правового характера, по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и по личному составу регистрируются с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела отдельно.
Приказы по основной деятельности, нормативного характера, направляемые на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, административно-хозяйственным вопросам и по личному составу регистрируются, формируются в дела и хранятся в Административном управлении.
5.9.8. Регистрация приказов нормативного характера, по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам осуществляется в журналах регистрации "Приказы нормативного характера", "Приказы по основной деятельности", "Приказы ДСП" и "Приказы по административным вопросам" в ППО АСД. При регистрации приказов к РКК прикрепляется файл с отсканированным образом утвержденного приказа (за исключением приказов с пометкой "Для служебного пользования" и приказов об утверждении штатного расписания). Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.9.9. Рассылка приказов по структурным подразделениям центрального аппарата Федерального казначейства осуществляется в электронном виде по ППО АСД в соответствии с указателем рассылки.
5.9.10. Порядок и сроки подготовки протоколов совещаний у руководства Федерального казначейства определяются должностным лицом, проводившим совещание.
Порядок и сроки подготовки протоколов заседаний Коллегии Федерального казначейства устанавливаются в соответствии с Положением о Коллегии Федерального казначейства.
5.9.11. Регистрация и рассылка протоколов совещаний у руководства Федерального казначейства и протоколов заседаний Коллегии Федерального казначейства осуществляются Административным управлением в журнале регистрации "Внутриведомственная корреспонденция" в ППО АСД. Допускается согласование проектов протоколов в электронном виде посредством ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента.
Хранение подлинников протоколов совещаний у руководства Федерального казначейства и протоколов заседаний Коллегии Федерального казначейства осуществляется в Административном управлении в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.9.12. Протоколы совещаний у начальников управлений готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих управлениях центрального аппарата Федерального казначейства. Порядок и сроки подготовки протоколов определяются начальниками управлений, проводившими совещание.
5.9.13. Порядок подготовки, согласования и подписания договоров, соглашений, государственных контрактов осуществляется в соответствии с требованиями соответствующих нормативных правовых актов Федерального казначейства.
5.9.14. Регистрация и формирование в дела договоров, соглашений и государственных контрактов осуществляются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
5.10.1. Документы на иностранных языках, поступившие в Федеральное казначейство на имя руководителя, а также документы без указания конкретного должностного лица как адресата документа регистрируются в базе данных учета входящей корреспонденции ППО АСД в общем порядке и передаются в Отдел внешних связей и взаимодействия со СМИ Административного управления для подготовки аннотации (перевода) документа для доклада руководителю Федерального казначейства.
5.10.2. Отправка документов на иностранных языках осуществляется Отделом документооборота средствами почтовой связи или факсограммой только при наличии перевода, заверенного должностным лицом, подписавшим документ.
5.11. Учет и анализ документооборота
5.11.1. Учет объемов документооборота ведется Отделом документооборота в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Федеральное казначейство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
5.11.2. Данные о количестве документов, полученные из базы данных учета документов ППО АСД, обобщаются, анализируются Отделом документооборота и докладываются руководителю Федерального казначейства служебной запиской в виде справок статистического и аналитического характера по мере необходимости.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат Федерального казначейства и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Учет количества внутренних документов проводится по регистрационным данным в структурных подразделениях центрального аппарата Федерального казначейства.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5.11.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется Отделом имущественного комплекса Административного управления отдельно по учетным данным копировально-множительных работ с целью определения загрузки технических средств и расчета потребности в новом оборудовании.
5.12. Контроль исполнения документов
5.12.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Федеральном казначействе определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации
от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации
от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства.
5.12.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Федерального казначейства о состоянии исполнения документов.
5.12.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в соответствии с указаниями по исполнению руководства Федерального казначейства.
При постановке документа на контроль на бланке указаний по исполнению к документу ставится штамп "Контроль" и указывается срок исполнения документа. Информация о постановке документа на контроль фиксируется в РКК документа в ППО АСД путем заполнения полей "Контроль" и "Исполнить до".
5.12.4. Организация работы по контролю исполнения обеспечивается Административным управлением.
5.12.5. Система контроля исполнения документов включает в себя:
- предварительный контроль - еженедельные напоминания начальникам управлений о наступающих сроках исполнения документов;
- последующий контроль - еженедельные справки начальникам управлений и заместителям руководителя Федерального казначейства (в случае необходимости) о неисполненных документах;
- еженедельные и ежеквартальные доклады руководителю Федерального казначейства по исполнительской дисциплине.
5.12.6. Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в ППО АСД. Справки по контрольным документам формируются автоматически посредством ППО АСД по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
VI. Документальный фонд Федерального казначейства
Федеральное казначейство формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе деятельности документов.
Формирование документального фонда Федерального казначейства осуществляется в управлениях (отделах) центрального аппарата Федерального казначейства при непосредственном контроле и методологическом сопровождении Отдела документооборота путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечениях их сохранности, учета и передачи дел в архив Федерального казначейства.
Для определения сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности Федерального казначейства, используется Перечень документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального казначейства от 24 марта 2014 г. N 50, а также Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 г. N 558.
6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Федеральном казначействе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральном казначействе, положениями об управлениях и отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства.
6.1.3. В Федеральном казначействе составляются номенклатуры дел управлений (Приложение N 12) и сводная номенклатура дел Федерального казначейства (Приложение N 13).
6.1.4. Номенклатура дел управления (отдела) составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работниками, ответственными за ведение делопроизводства в управлении, согласовывается с Отделом документооборота, подписывается начальником управления и представляется в Административное управление.
Вновь созданное управление (отдел) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел управления (отдела) и представляет ее в Отдел документооборота на согласование.
6.1.5. Сводная номенклатура дел Федерального казначейства составляется Отделом документооборота на основе номенклатур дел управлений.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Федерального казначейства подписывается начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства), согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Федерального казначейства, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Федерального казначейства. Сводная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Федерального казначейства.
6.1.7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают Отдел документооборота и ЦЭК Федерального казначейства.
6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Отдела документооборота. Второй используется в Отделе документооборота в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Федерального казначейства. Четвертый передается в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр Сводной номенклатуры дел может вестись в Отделе документооборота в электронном виде.
6.1.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.11. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Федерального казначейства.
6.1.12. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел Федерального казначейства являются названия управлений и отделов центрального аппарата Федерального казначейства. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федерального казначейства.
6.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федерального казначейства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.14. Номенклатура дел Федерального казначейства составляется по установленной форме.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в Федеральном казначействе цифрового обозначения (кода) управления, цифрового обозначения (кода) отдела, входящего в состав управления, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-04-10, где 07 - обозначение управления, 04 - обозначение отдела в управлении, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Федерального казначейства или управления (отдела) как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела, указание "Электронные документы", например:
Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации. Электронные документы.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы по представлению к награждению и поощрению работников территориальных органов Федерального казначейства (представления, докладные записки, переписка и др.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с территориальными органами Федерального казначейства по вопросам исполнения федерального бюджета.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам кассового планирования, прогнозирования, исполнения федерального бюджета.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о кассовом обслуживании бюджетов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые отчеты Федерального казначейства об исполнении федерального бюджета.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2009 г."), об уничтожении дел ("уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.15. Если в течение года в Федеральном казначействе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию с Отделом документооборота. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Формирование дел и их текущее хранение
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. В Федеральном казначействе дела формируются децентрализованно, т.е. в управлениях (отделах).
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок передаваться делопроизводителям управлений (отделов) для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Методическая помощь по вопросам формирования дел осуществляется Отделом документооборота.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; приложения - вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях, помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дела со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его комиссий (формируются в электронном виде).
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Инструкции, положения, правила, планы, графики, штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Федерального казначейства и его территориальных органов, а также подведомственных федеральных казенных учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам в соответствии с Административным регламентом Федерального казначейства исполнения государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 11 марта 2010 г. N 23н.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Федерального казначейства отдельно от документов на бумажных носителях, в электронных базах данных.
6.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (Приложение N 14).
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.2.9. С момента заведения и до передачи в архив Федерального казначейства дела хранятся по месту их формирования в управлениях и отделах центрального аппарата Федерального казначейства.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
6.2.10. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в управлениях (отделах) центрального аппарата возлагается на начальников управлений и делопроизводителей.
6.2.11. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и даты заведения и окончания дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
Дела документального фонда Федерального казначейства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило перед передачей в архив Федерального казначейства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника управления (отдела), при реорганизации и ликвидации Федерального казначейства или управления (отдела).
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем передаются в архив Федерального казначейства.
Личные дела уволенных работников Федерального казначейства передаются в архив через десять лет после увольнения.
6.2.12. Выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается наименование управления (отдела), индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам центрального аппарата Федерального казначейства на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Федерального казначейства или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Федерального казначейства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.3. Подготовка документов и дел
к передаче на архивное хранение
6.3.1. Документы Федерального казначейства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации или на уничтожение.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Федеральном казначействе образуется архив.
Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив Федерального казначейства и на уничтожение включает работу Отдела документооборота и делопроизводителей по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
6.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
6.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Федеральном казначействе создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия.
6.3.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Федерального казначейства. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
6.3.5. Экспертиза ценности документов в Федеральном казначействе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Федерального казначейства.
6.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК под методическим руководством Отдела документооборота.
6.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Федерального казначейства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях (отделах); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
6.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Федерального казначейства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
6.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
6.3.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
6.3.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.
6.3.12. В каждом управлении (отделе) описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Отделом документооборота Федерального казначейства.
Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Федерального казначейства, которую готовит Отдел документооборота и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
6.3.13. Описи дел управлений составляются по установленной форме (Приложения N 15, 16) и представляются в архив Федерального казначейства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
6.3.14. Описательная статья описи дел постоянного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечание.
Описательная статья описи дел временного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); срок хранения дела, N статьи по перечню; примечание.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
6.3.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см;
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме и уничтожении дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие управления (отделы) со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
6.3.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
6.3.17. Опись дел управления подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы делопроизводства) и утверждается начальником управления.
6.3.18. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Федерального казначейства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении.
6.3.19. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих управлений (отделов), в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем Отдела документооборота.
6.3.20. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.3.21. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Федерального казначейства (фондообразователя); наименование управления (отдела); номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Обложка дела временного (до 10 лет) хранения оформляется по установленной форме согласно Приложению N 19.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Федерального казначейства указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование управления и отдела указывается в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Федерального казначейства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
6.4. Уничтожение документов и дел
с истекшими сроками хранения
6.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении документов к уничтожению (Приложения N 20, 21).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2005 г. дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 г.).
6.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего Федерального казначейства. Если в акте указаны дела нескольких управлений (отделов), то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого управления (отдела) (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
6.4.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем Федерального казначейства только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения; после утверждения руководителем Федерального казначейства актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Федерального казначейства проставляется отметка "Уничтожено. СМ. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
6.5. Передача дел на архивное хранение
6.5.1. В архив Федерального казначейства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.
6.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Федерального казначейства, как правило, не подлежат. Они хранятся в управлениях (отделах) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При подготовке дел к передаче в архив из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).
6.5.4. Передача дел в архив Федерального казначейства осуществляется по графику, составленному Административным управлением, согласованному с начальниками управлений, и утвержденному заместителем руководителя Федерального казначейства, курирующим вопросы делопроизводства.
6.5.5. В период подготовки дел управлением (отделом) к передаче в архив Федерального казначейства работником Отдела документооборота предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федерального казначейства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за делопроизводство, обязаны устранить.
6.5.6. Прием дел производится работником Отдела документооборота Федерального казначейства в присутствии работника управления (отдела). При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Отдела документооборота и лица, передавшего дела.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками управлений (отделов) с заявкой на передачу дел в архив.
6.5.7. В случае ликвидации или реорганизации управления (отдела) работник управления (отдела), ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Федерального казначейства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
VII. Особенности работы с электронными документами
7.1. В центральном аппарате Федерального казначейства создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (документы, поступающие и отправляемые в территориальные органы по ППО АСД, внутриведомственные документы, документы, поступившие по системе МЭДО);
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, поступающих на бумажных носителях и помещаемые (хранящиеся) в ППО АСД.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
7.2. Состав электронных документов, обращающихся при организации внутренней деятельности в центральном аппарате Федерального казначейства, определяется в соответствии с Перечнем документов Федерального казначейства, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержденным приказом Федерального казначейства, иными нормативными правовыми актами.
7.3. Прием и отправка электронных документов, поступающих по ППО АСД и системе МЭДО, осуществляется централизованно Отделом документооборота.
Прием и отправка внутриведомственных электронных документов осуществляется непосредственно исполнителями или делопроизводителями.
7.4. Включение электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе в состав документооборота, осуществляется после его сканирования и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа путем проставления ЭЦП работника, выполняющего данную процедуру.
Электронные документы, создаваемые в Федеральном казначействе, включаются в состав документооборота на основании ЭЦП должностного лица, подписавшего документ.
7.5. При получении и отправке электронных документов в территориальные органы Отделом документооборота осуществляется проверка подлинности ЭЦП документа.
7.6. При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности ЭЦП осуществляется делопроизводителем или должностным лицом - адресантом документа.
7.7. Регистрация поступающих электронных документов осуществляется в ППО АСД после проверки подлинности ЭЦП. Регистрация электронных документов, поступающих из территориальных органов по ППО АСД, осуществляется путем перерегистрации РКК поступившего документа из журнала "Входящие документы территориальных органов" в журнал регистрации "Входящая корреспонденция".
7.8. Подготовка к рассмотрению, согласованию, подписанию электронных документов осуществляется исполнителями в соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в НПО АСД. В случае, если документы подлежат рассмотрению, согласованию, подписанию в электронном виде, представление документов для доклада руководству на бумажных носителях не допускается.
7.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя (заместителей руководителя) Федерального казначейства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов в ППО АСД вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
7.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ППО АСД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
7.11. После отправки электронного документа, заверенного ЭЦП уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, не требуется.
7.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Распечатка и формирование электронных документов в дела на бумажном носителе не допускается.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:
"Переписка по административно-хозяйственным вопросам.
Электронные документы"
7.13. Изготовление бумажных копий электронных документов, при необходимости, осуществляется в порядке, утвержденном приказом Федерального казначейства. Дублирование формирования электронных документов в дела на бумажных носителях не допускается.
7.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Федеральном казначействе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
7.15. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в порядке, установленном разделом 6.4 настоящей Инструкции.
VIII. Работа исполнителей с документами
8.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Федерального казначейства, его заместителей, начальников и заместителей начальников управлений центрального аппарата Федерального казначейства, начальников отделов.
Подразделение-исполнитель (соисполнитель) получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.
8.2. Документы, поступившие в управления центрального аппарата Федерального казначейства с указаниями по исполнению руководителя или заместителей руководителя Федерального казначейства, передаются исполнителям только после их рассмотрения начальником управления.
8.3. Работники структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа - ответа и необходимых приложений с соблюдением правил их оформления;
согласование проекта ответа с соисполнителями документа;
подготовку сводки отзывов, полученных от соисполнителей по документу;
доработку проекта ответа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования в случае серьезной корректировки проекта ответа;
представление на подписание (утверждение) руководителю Федерального казначейства, его заместителям или начальникам управлений;
подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;
передачу документа в Отдел документооборота для отправки адресату;
определение места хранения документа (копии документа) с проставлением в РКК документа в ППО АСД отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.
8.4. Порядок и сроки исполнения документов ответственными исполнителями и соисполнителями определен Регламентом Федерального казначейства.
8.5. Если в процессе согласования у соисполнителя есть замечания к проекту документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой "с замечаниями", и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются управлением - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.
В случае несогласия с представленными замечаниями управление - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.
При полном учете замечаний повторного визирования не требуется.
8.6. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем соисполнителям в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на управление, подготовившее проект данного документа.
Если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего управления, то проект документа визируется с пометкой "согласования не требуется".
Согласование считается завершенным только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.
Все этапы прохождения и исполнения документов в обязательном порядке фиксируются исполнителем (или делопроизводителем) в РКК документа в ППО АСД.
8.7. Передача документов, находящихся на исполнении у исполнителя, в случае его отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) осуществляется на основании указания начальника структурного подразделения другому исполнителю. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме.
Разглашение содержания поступивших к исполнителю документов и подготовленных проектов ответов не допускается. Ознакомиться с ними могут только лица, имеющие отношение к их исполнению.
IX. Изготовление, учет, использование
и хранение печатей, штампов и бланков документов
9.1. Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Федерального казначейства, включая печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, регламентируется Приказом Федерального казначейства от 06.04.2010 N 82 "Об утверждении Положения о порядке изготовления и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Федерального казначейства".
9.1.2. Ответственность за изготовление и учет печатей и штампов возлагается на Отдел имущественного комплекса Административного управления.
9.1.3. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов возлагается на начальников управлений центрального аппарата Федерального казначейства, по заявкам которых они были изготовлены.
9.1.4. Использование печатей и штампов (включая самонаборные), изготовленных и применяющихся в практической работе на основании приказов Федерального казначейства, допускается с обязательным указанием должностных лиц, ответственных за их использование и хранение.
9.2. Порядок изготовления, учета и использования бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 3.1 настоящей Инструкции.
9.2.1. Номер бланка документа указывается в РКК в ППО АСД при регистрации исходящей корреспонденции в поле "Номер бланка" с целью осуществления контроля за их использованием.
9.2.2. Испорченные и невостребованные бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежат возврату в Отдел документооборота.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
18 октября 2010 года
Приложение N 1
к п. 3.1.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РУКОВОДИТЕЛЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Герб РФ │
│ │
│ МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ │
│ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ │
│ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │
│ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │
│ │
│ РУКОВОДИТЕЛЬ │
│ │
│ Ул. Ильинка, 9, Москва, 109097 │
│ Телефон: 748-45-61 факс: 748-45-05 │
│ www.roskazna.ru │
│ │
│ ______________ N _____________________ │
│ На N _________________________________ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 2
к п. 3.1.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Герб РФ │
│ │
│ МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ │
│ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ │
│ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │
│ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │
│ │
│ ЗАМЕСТИТЕЛЬ │
│ РУКОВОДИТЕЛЯ │
│ │
│ Ул. Ильинка, 9, Москва, 109097 │
│ Телефон: 748-45-61 факс: 748-45-05 │
│ www.roskazna.ru │
│ │
│ ______________ N _____________________ │
│ На N _________________________________ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 3
к п. 3.1.2
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Герб РФ │
│ │
│ МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ │
│ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │
│ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ ул. Ильинка, 9, Москва, 109097 Телефон: 748-45-61 факс: 748-45-05 www.roskazna.ru│
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ │
│ ______________ N _____________________ │
│ На N _________________________________ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 4
к п. 3.1.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Герб РФ │
│ │
│ МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ │
│ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │
│ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ │
│ _______________ N _______________ │
│ │
│ Москва │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 5
к п. 3.1.4
ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Журнал
учета поступления бланков
Наименование вида бланка | Дата поступления | Дата и N сопроводительного документа | Наименование организации - поставщика бланков | Кол-во экз. бланков | Серия и номера гербовых бланков |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Журнал
учета выдачи бланков в структурные подразделения
Наименование вида гербового бланка | Кол-во экз. бланков | Серия и номера гербовых бланков | Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя | Расписка в получении | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Приложение N 6
к п. 3.2.15
Лист согласования
к приказу/приложению к приказу
"_______________________________________"
(заголовок проекта приказа)
Должность | Инициалы, фамилия | Подпись | Дата | Примечание |
Заместитель руководителя Федерального казначейства | | | | |
Заместитель руководителя Федерального казначейства | | | | |
Начальник Управления (наименование) | | | | |
Начальник Управления (наименование) | | | | |
Начальник Юридического управления | | | | |
Заместитель начальника Юридического управления | | | | |
Начальник Административного управления | | | | |
Заместитель начальника Административного управления | | | | В части оформления |
Исполнитель: должность
Ф.И.О., телефон
Приложение N 7
к п. 4.2.8
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Герб РФ │
│ │
│ МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ │
│ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │
│ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ │
│ _______________ N _______________ │
│ │
│ Москва │
│ │
│ Об утверждении Инструкции по делопроизводству │
│ в центральном аппарате Федерального казначейства │
│ │
│ В связи с _____________________________________________________ │
│ (основание) │
│ приказываю: │
│ 1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по │
│ делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства. │
│ 2. Признать утратившим силу приказ Федерального казначейства от │
│ 28 июля 2006 г. N 144 "Об утверждении Инструкции по │
│ делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства". │
│ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на │
│ заместителя руководителя Федерального казначейства ______________. │
│ │
│ Руководитель Подпись Расшифровка │
│ подписи │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 8
к п. 4.4.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО
(КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ)
ПРОТОКОЛ
заседания ________________________
(вид заседания)
___________________________________________________________________________
Москва
_____________________ N ______________
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя Руководителя...
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 9
к п. 4.4.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО
(КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ)
ПРОТОКОЛ
заседания Коллегии Федерального казначейства
___________________________________________________________________________
Москва
___________________ N _____________
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
I. О выполнении основных задач системы
Федерального казначейства
_____________________________________________________
(фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)
1.1. Принять к сведению...
1.2. Заместителю руководителя Федерального казначейства...
II. О введении мер по...
_____________________________________________________
(фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)
2.1. Принять к сведению...
2.2. Рекомендовать...
Руководитель Федерального
казначейства И.О. Фамилия
Приложение N 10
к п. 4.5.3
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
ДЛЯ ПИСЕМ, ОТПРАВЛЯЕМЫХ ПОСРЕДСТВОМ ППО АСД "LANDOCS"
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ │
│ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │
│ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ ул. Ильинка, 9, Москва, 109097 Телефон: 748-45-61 факс: 748-45-05 www.roskazna.ru│
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ │
│ ______________ N _____________________ │
│ На N _________________________________ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 11
к п. 5.5.7
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ РУКОВОДИТЕЛЬ │
│ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Фамилия И.О. │
│Фамилия И.О. │
│+ Фамилия И.О. │
│ │
│Текст поручения │
│ │
│ И.О. Фамилия│
│ дата подписания│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│к письму от 14.05.2010 N 07-23/2721; УФК по Нижегородской области, │
│Нижегородская область │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ │
│ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Фамилия И.О. │
│Фамилия И.О. │
│+ Фамилия И.О. │
│ │
│Текст поручения │
│ │
│ И.О. Фамилия│
│ дата подписания│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│к (наименование документа) от (дата) N ______, (наименование │
│организации), (регион) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 12
к п. 6.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
Федеральное казначейство
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N ____________
Москва
_________________________
(место составления)
На ____ год
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела |
| | | | |
Наименование должности Руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
Административного управления Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделении
По срокам хранения | Всего | В том числе: |
переходящих | с отметкой "ЭПК" |
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянного | | | |
Временного (свыше 10 лет) | | | |
Временного (до 10 лет включительно) | | | |
ИТОГО: | | | |
Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство Подпись ________ Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в Административное управление
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 13
к п. п. 6.1.3, 6.1.14
ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
Федеральное казначейство
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
00.00.0000 N ____________ казначейства
Москва ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
дата
На ____ год
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела |
| | | | |
Заместитель начальника
Административного управления Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК Государственного архива
от __________ N ________ Российской Федерации
от __________ N ________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в Федеральном казначействе
По срокам хранения | Всего | В том числе: |
переходящих | с отметкой "ЭПК" |
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянного | | | |
Временного (свыше 10 лет) | | | |
Временного (до 10 лет включительно) | | | |
ИТОГО: | | | |
Заместитель начальника
Административного управления Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 14
к п. 6.2.7
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Федеральное казначейство
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________
N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
Итого ____________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 15
к п. 6.3.13
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральное казначейство
___________________________________________________________________________
(наименование управления, отдела)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Управления
___________________________
(наименование управления)
___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
ОПИСЬ N
дел постоянного хранения (по личному составу)
за ____ год
N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Срок хранения | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Название раздела |
| | | | | | |
| | | | | | |
В данную опись внесено ____________________ дел с N __________
(цифрами и прописью)
по N ____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
Административного управления
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал ___________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял ______________ дел
Наименование должности работника
архива Федерального казначейства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 16
к п. 6.3.13
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральное казначейство
___________________________________________________________________________
(наименование управления, отдела)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Управления
_________________________
(наименование управления)
___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
ОПИСЬ N
дел временного хранения за ____ год
N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения, N статьи | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Название раздела |
| | | | | |
| | | | | |
В данную опись внесено ____________________ дел с N __________
(цифрами и прописью)
по N ____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
Административного управления
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал ___________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял ______________ дел
Наименование должности работника
архива Федерального казначейства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 17
к п. 6.3.20
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО
И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код Государственного архива
Российской Федерации
код Федерального казначейства 42
┌───────────────────────────────────┐
Государственный архив │ │
Российской Федерации │Ф. N _________________ │
│ │
(наименование федерального архива) │Оп. N _________________ │
│ │
Федеральное казначейство │Д. N _________________ │
____________________________________ │ │
____________________________________ └───────────────────────────────────┘
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО N ________ ТОМ N ________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(крайние даты)
на ______ листах
Хранить ________
┌───────────────────────────────────┐
│Ф. N _________________ │
│Оп. N _________________ │
│Д. N _________________ │
└───────────────────────────────────┘
Формат С4 (230 х 320 мм)
Приложение N 18
к п. 6.3.20
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Федеральное казначейство
Лист-заверитель дела N ________
В деле подшито и пронумеровано ________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
В том числе литерные номера листов ________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
| |
Наименование должности работника Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 19
к п. 6.3.21
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ВРЕМЕННОГО (ДО 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Федеральное казначейство
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО N _________________________________ ТОМ N __________
(индекс дела по номенклатуре дел)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________
(крайние даты)
_________
(год)
Хранить ______ лет
N статьи по перечню
Формат С4 (230 х 320 мм)
Приложение N 20
к п. 6.4.1
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Федеральное казначейство
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ________ Руководитель Федерального
казначейства
Москва __________________ Ф.И.О.
о выделении к уничтожению (личная подпись) Дата
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
___________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как утратившие практическое значение документы
N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номер описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Итого ____________________ дел за ______________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _________ N ___________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от __________ N ________
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _____________________ кг сданы в ____________________________________
(цифрами и прописью)
на переработку по приемносдаточной накладной от _____________ N ___________
Наименование должности работника
Федерального казначейства Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения в
учетные документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 21
к п. 6.4.1
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Федеральное казначейство
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N ___________ Начальник управления
(название структурного подразделения)
Москва ________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
о выделении к уничтожению Дата
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
___________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N
Федерального казначейства
N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Крайние даты дел | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи | Количество дел | Сроки хранения дела и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Итого ____________________ дел за __________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК Государственного архива Российской
Федерации ___________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________ N ____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ________
N _____________
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _____________________ кг сданы в ____________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от _____________ N __________
Наименование должности работника
Федерального казначейства,
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
