МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 28 июля 2020 г. N ЕД-7-10/478@
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ КОМПОНЕНТОВ АИС "НАЛОГ-3"
В целях совершенствования Федеральным казенным учреждением "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (г. Москва) организации централизованного хранения документов, образующихся в деятельности территориальных органов Федеральной налоговой службы, приказываю:
1. Утвердить Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3" (далее - Порядок) согласно приложению к настоящему приказу.
2. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России совместно с ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) (Р.В. Филимошин) обеспечить передачу на хранение в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) документов в соответствии с Порядком.
3. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить доведение настоящего приказа до нижестоящих территориальных органов ФНС России (при наличии).
4. ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) (Р.В. Филимошин) обеспечить доведение настоящего приказа до филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.
5. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) обеспечить методологическое сопровождение работ по настоящему приказу.
6. Признать утратившими силу:
приказ ФНС России от 17.10.2016 N ММВ-7-10/564@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц";
приказ ФНС России от 01.09.2017 N ММВ-7-10/707@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов".
7. Финансовое обеспечение расходных обязательств, связанных с реализацией настоящего приказа, осуществляется в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных территориальным органам ФНС России на соответствующий год. Обеспечение централизованного хранения документов в соответствии с настоящим приказом осуществляется ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) в пределах установленной штатной численности, а также в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) на соответствующий год.
8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего организацию работы с архивными документами, - в части пунктов 1, 2, 3, 5, 6, на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России, - в части пункта 5.
Руководитель Федеральной
налоговой службы
Д.В.ЕГОРОВ
Утвержден
приказом ФНС России
от "__" ________ 2020 г. N ___
ПОРЯДОК
ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ КОМПОНЕНТОВ АИС "НАЛОГ-3"
Сокращения и термины
АИС "Налог-3" | Единая информационная система ФНС России, обеспечивающая автоматизацию деятельности ФНС России по всем выполняемым функциям, определяемым Положением о Федеральной налоговой службе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506 |
Архивная тара | Короб, маркированный специальной этикеткой, предназначенный для размещения объектов хранения в Архивохранилище и обеспечивающий фиксацию размещаемых в нем объектов хранения |
Архивохранилище | Специально оборудованное здание (помещение) для хранения документов, образующихся в деятельности налоговых органов и/или филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, в т.ч. расположенных вне территории субъекта Российской Федерации, на территории которого находится указанное здание (помещение) |
Владелец объектов хранения | НО, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище объекты хранения, или в случае миграции налогоплательщика - НО, в котором в настоящее время администрируют налогоплательщика |
Документы НБО | Налоговые декларации (расчеты), налоговая (бухгалтерская) отчетность, а также иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представленные налогоплательщиками (их представителями) на бумажных носителях в налоговые органы Российской Федерации |
ЕКП | Единое клиентское приложение АИС "Налог-3" |
Инвентарный (или учетный) номер | Номер, присвоенный при регистрации объекта хранения в АИС "Налог-3", представляющий собой уникальный набор символов в виде двухмерного штрих-кода, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения (GUID) |
Истребованные документы | Документы, истребованные у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика при проведении мероприятий налогового контроля |
ИФНС | Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня |
Комплект прилагаемых документов | Приложения, подтверждающие документы и прочие документы, приложенные к документам НБО |
Конверт | Конверт почтового отправления, в котором представлены документы, комплекты прилагаемых документов. |
МИ ФНС России по КН | Межрегиональная инспекция ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам |
МРИ ФНС России по КН | Межрайонная инспекция ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам |
МФЦ | Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг |
НО | Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, управление Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, осуществляющие передачу документов/комплектов прилагаемых документов/конвертов/реестров МФЦ на централизованное хранение в Архивохранилище. Если не указано иное, под налоговыми органами понимаются также их ТОРМ |
Объект хранения | Единица учета документов, передаваемых на централизованное хранение в ПК МВиП, АИС "Налог-3" (Документ, Комплект, Дело) |
Объект хранения типа "Дело" | Совокупность документов в отношении одного юридического лица (организации), индивидуального предпринимателя или физического лица |
Объект хранения типа "Документ" | Документ или комплект прилагаемых документов, зарегистрированный в АИС "Налог-3" под одним инвентарным номером и учитываемый как один объект хранения |
Объект хранения типа "Комплект" | Совокупность документов одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@, и года образования документов |
План-график | Документ, определяющий для НО сроки (даты) и планируемые объемы передачи на централизованное хранение объектов хранения. |
Перечень документов | Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (в действующей редакции) |
ПО | Программное обеспечение, используемое при централизованном хранении документов: ПК МВиП, УДиЭА и подсистемы налогового администрирования АИС "Налог-3" |
ПК МВиП | Программный комплекс массового ввода, массовой печати и архивного хранения |
Реестр МФЦ | Опись документов, передаваемых в НО из МФЦ |
СНОН | Справочник "Налоговые органы, для которых осуществляет деятельность ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и его территориальные подразделения", утвержденный приказом ФНС России от 28.11.2013 N ММВ-7-1/529@ |
Сопроводительные документы | Документы, образующиеся при приеме-передаче объектов хранения |
Стороны | НО и Филиал Учреждения |
СЭД | Система электронного документооборота ФНС России |
ТОРМ | Территориально-обособленное рабочее место НО |
УДиЭА | Прикладные подсистемы "Управление документами" и "Электронный архив налоговой информации" АИС "Налог-3" |
Уполномоченный сотрудник | Сотрудник НО или Филиала Учреждения, ответственный за доставку, прием-передачу и размещение объектов хранения на централизованное хранение |
Упрощенная технология учета архивных документов АИС "Налог-3" | Технология хранения АИС "Налог-3", позволяющая в качестве объектов хранения учитывать совокупности документов (Дела, Комплекты) без учета и регистрации отдельных документов |
УФНС | Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации |
Учреждение | Федеральное казенное учреждение "Налог-Сервис" ФНС России (г. Москва) |
Филиал Учреждения | Филиал/отделение филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации |
Централизованная обработка | Обработка документов, осуществляемая с использованием программного обеспечения ПК МВиП, в условиях взаимодействия НО и Филиалов Учреждения |
Централизованное хранение | Хранение документов в Архивохранилище |
ЭК НО | Экспертная комиссия Владельца объектов хранения |
I. Общие положения
1.1 Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3" (далее - Порядок) определяет последовательность и процедуры взаимодействия между НО и Филиалами Учреждения при передаче на централизованное хранение документов в Архивохранилище (в т.ч. расположенное вне субъекта Российской Федерации, на территории которого находится Владелец объектов хранения) и получении документов из Архивохранилища с использованием АИС "Налог-3".
1.2. Перечень НО, в отношении которых Филиал Учреждения реализует функцию централизованного хранения документов, утверждается приказами ФНС России.
1.3. Филиал Учреждения может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов Учреждения нескольких субъектов Российской Федерации.
1.4. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Сроки централизованного хранения документов в Филиале Учреждения указаны в ведомственном классификаторе налоговых документов Федеральной налоговой службы, ведение которого осуществляется в соответствии с приказом ФНС России от 22.03.2017 N ММВ-7-17/235@ (в действующей редакции) на основании информации, содержащейся в Перечне документов.
1.6. Все документы, сопровождающие технологические процессы, связанные с централизованным хранением документов и передачей их на хранение, формируются в дела в хронологической последовательности в соответствии с утвержденной номенклатурой дел НО и Учреждения и хранятся не менее 1 года.
1.7. Методологическое сопровождение вопросов хранения налоговых документов осуществляет Административно-контрольное управление.
1.8. Документы, подлежащие централизованному хранению.
Централизованному хранению в соответствии с настоящим Порядком подлежат следующие документы на бумажном носителе, образующиеся в деятельности Владельца объектов хранения:
1.8.1. Документы, прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП:
- документы, поступившие от заявителей в НО для государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей и внесения изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП на бумажных носителях;
- документы, подготовленные НО в связи с осуществлением государственной регистрации;
- документы НБО и приложения к ним.
1.8.2. Документы, не прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП.
1.8.2.1. Документы, не зарегистрированные в ЕКП (документы "старого фонда"):
- документы по государственной регистрации прекративших деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
- документы по учету в НО организаций и физических лиц;
- документы НБО;
- комплекты прилагаемых документов (передаются по истечении 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки);
- иные документы, за исключением документов постоянного срока хранения и по личному составу.
1.8.2.2. Документы, зарегистрированные в АИС "Налог-3" и подлежащие размещению на хранение без сканирования и ввода:
- документы НБО, представленные за периоды, превышающие 3 (трех)-летний срок (для деклараций по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ - 4 (четырех)-летний срок), и приложения к ним;
- комплекты прилагаемых документов, не подлежащие централизованной обработке (передаются на хранение по истечении 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки);
- истребованные документы (передаются на хранение после завершения камеральной налоговой проверки);
- доверенности, поступившие отдельно от документов, подлежащих централизованной обработке (передаются на хранение после истечения срока действия);
- конверты и реестры МФЦ.
1.9. Взаимодействие между участниками процесса.
1.9.1. Участниками взаимодействия являются ФНС России, Учреждение, НО, Филиалы Учреждения.
1.9.2. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалами Учреждения, осуществляет Учреждение. Координация и контроль работ, проводимых в МИ ФНС России по КН и МРИ ФНС России по КН, осуществляется самостоятельно.
1.9.3. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД, АИС "Налог-3" и ПК МВиП.
1.9.4. В отношении документов, размещенных на хранение в НО, подготовка архивных тар и маркировочных этикеток (включая их приобретение), транспортировка объектов хранения к месту хранения в Архивохранилище, транспортировка объектов хранения, ранее изъятых из Архивохранилища, и объектов хранения, подлежащих возврату (в связи с несоответствием требованиям Порядка), осуществляется Владельцем объектов хранения. Сохранность объектов хранения при транспортировке в или из Архивохранилища обеспечивается Владельцем объектов хранения.
НО, осуществляющему хранение документов, предоставляется доступ к подсистеме ПК МВиП по заявке НО. Заявку исполняет Филиал Учреждения, выполняющий функции администрирования подсистемы ПК МВиП в соответствии со Справочником СНОН.
В отношении документов, прошедших централизованную обработку в ПК МВиП, и конвертов/реестров МФЦ, размещенных на хранение в Филиалах Учреждения, подготовку архивных тар и маркировочных этикеток (включая их приобретение), транспортировку между Филиалами Учреждения, а также обеспечение их сохранности при транспортировке осуществляют Филиалы Учреждения.
По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается УФНС (МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН) и Учреждением.
1.9.5. Доступ в здание (помещения) Филиала Учреждения сотрудников НО осуществляется в порядке, установленном Филиалом Учреждения.
1.9.6. Сведения о закреплении за Филиалом Учреждения НО и процессов централизованного хранения объектов хранения включаются в СНОН.
ФНС России, УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН, оперативно направляют в Учреждение сведения о НО, уполномоченных осуществлять передачу объектов хранения на централизованное хранение для учета Учреждением в СНОН.
1.10. Подготовительные и организационные мероприятия.
В целях подготовки к передаче документов на централизованное хранение проводятся следующие мероприятия:
1.10.1. Назначение ответственных лиц.
НО и Филиалы Учреждения назначают координаторов взаимодействия (основной и замещающий) и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются (в части ИФНС через УФНС) информацией о них по форме, установленной приложением N 1 к Порядку, не позднее 2 (двух) рабочих дней до начала взаимодействия и не позднее 2 (двух) рабочих дней после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.
1.10.2. Разработка Плана-графика передачи документов на централизованное хранение.
1.10.2.1. УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН ежегодно не позднее 15 ноября направляют в Филиал Учреждения сводные данные о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение в электронном виде согласно приложению N 2 к Порядку.
В представляемых данных не учитываются объемы документов, размещаемых на хранение в Филиалах Учреждения по окончании централизованной обработки с использованием программного обеспечения ПК МВиП.
1.10.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 1.10.2.1 Порядка, Филиалом Учреждения разрабатывается План-график (приложение N 3 к Порядку). Филиал Учреждения совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН согласовывают и утверждают План-график ежегодно не позднее 15 декабря.
1.11. Функции Филиала Учреждения при осуществлении централизованного хранения.
1.11.1. Для обеспечения сохранности документов Филиал Учреждения должен осуществлять комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, N 38830).
1.11.2. Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.
1.11.3. Право доступа в помещение Архивохранилища документов имеют должностные лица Филиала Учреждения, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.
1.11.4. Филиал Учреждения должен осуществлять мероприятия по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения:
- прием и размещение на централизованное хранение объектов хранения;
- обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения;
- топографирование помещений Архивохранилища, используемых для централизованного хранения, средствами ПК МВиП, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения;
- выдачу объектов хранения по запросу НО;
- прием и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения;
- осуществление учета, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение с использованием ПК МВиП;
- организацию уничтожения объектов хранения на бумажных носителях, технологических данных с истекшими сроками хранения.
1.12. Программное обеспечение.
1.12.1. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:
- в НО - АИС "Налог-3", ПК МВиП;
- в Филиале Учреждения - ПК МВиП.
1.12.2. Сотрудники Сторон, участвующие в выполнении работ в соответствии с настоящим Порядком, несут ответственность за полноту и актуальность вносимой в ПО учетной информации об объектах хранения, ее соответствие сведениям, содержащимся в документах, а также за своевременность выполнения работ в соответствии с настоящим Порядком.
II. Передача на централизованное хранение документов,
прошедших централизованную обработку с использованием
ПК МВиП
2.1. Документы, указанные в пункте 1.8.1 Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа "Документ". В одну архивную тару размещаются документы одного года образования документов, при этом допускается размещать документы различных сроков хранения.
2.2. Архивные тары с документами, передаваемые на централизованное хранение, должны соответствовать требованиям, указанным в пункте 3.1 Порядка.
2.3. Ответственность за соответствие количества и содержания тар, передаваемых на хранение по Акту приема-передачи тар, несет передающий на централизованное хранение НО или Филиал Учреждения.
2.4. НО для передачи на централизованное хранение документов, сканирование которых осуществлялось в АИС "Налог-3", а также документов, выданных во временное пользование и возвращаемых на централизованное хранение, выполняет следующие действия:
- осуществляет подготовку и комплектование тар с документами в соответствии с порядками, регламентирующими передачу документов на централизованную обработку средствами ПК МВиП;
- осуществляет проверку содержимого тары путем сличения информации о скомплектованных в тару объектах хранения с фактическим содержанием тары на предмет выявления отсутствующих в таре объектов хранения, скомплектованных в нее, либо наоборот, наличия не скомплектованных в тару объектов хранения, но физически находящихся в ней;
- наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, содержащихся в архивной таре;
- формирует и печатает в 2 (двух) экземплярах Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к Порядку), подписывает и прикладывает его к партии тар;
- передает тары по Акту приема-передачи партии тар в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, в соответствии с Планом-графиком.
2.5. Филиал Учреждения, осуществивший сканирование документов и разместивший их на хранение по месту осуществления сканирования, выполняет следующие действия:
- формирует с использованием ПК МВиП (процесс "Перемещение тары") Акт приема-передачи для тар, перемещаемых на централизованное хранение (приложение N 5 к Порядку) в 2 (двух) экземплярах и подписывает его;
- непосредственно перед фактической передачей тар для подтверждения отправки тар запускает процесс "Подтверждение отправки тар в другое подразделение";
- передает тары по Акту приема-передачи в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение документов.
2.6. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение документов по месту осуществления сканирования, после завершения сканирования размещает тары с документами на хранение (процесс "Размещение тары").
2.7. НО для передачи на централизованное хранение документов, хранение которых в НО осуществляется с использованием ПК МВиП, выполняет действия, аналогичные действиям Филиала Учреждения, указанным в п. 2.5.
III. Передача на централизованное хранение документов,
не прошедших централизованную обработку с использованием
ПК МВиП
3.1. Подготовка архивных тар для передачи на централизованное хранение объектов хранения типа "Дело", "Комплект", "Документ".
3.1.1. При подготовке архивных тар для комплектования объектами хранения НО выполняет следующие действия:
- средствами СЭД НО направляет в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, запрос на получение этикеток для маркировки архивных тар с указанием их типоразмера, в количестве не более годового объема, заявленного в Плане-графике на текущий год;
- получает от Филиала Учреждения средствами СЭД образы этикеток для маркировки архивных тар;
- распечатывает и наклеивает этикетки на архивные тары в верхней части торцевой стороны тары в соответствии с типоразмером тары.
3.1.2. Не допускается включение в архивную тару объектов хранения с истекшим или истекающим в течение 1 календарного года сроком хранения.
3.1.3. Архивная тара должна быть заполнена не менее чем на 90%.
3.1.4. Для передачи объектов хранения типа "Документ" используются архивные тары шириной 75 мм. При передаче объектов хранения типа "Дело" и "Комплект" допускается использование архивных тар шириной 75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 350 мм и 500 мм и высотой не более 325 мм, глубиной не более 290 мм.
3.1.5. Ответственность за соответствие количества и содержания передаваемых архивных тар сопроводительным документам несет передающий на централизованное хранение (НО или Филиал Учреждения).
3.2. Передача документов, не зарегистрированных в ЕКП (документы "старого фонда") с использованием Упрощенной технологии учета архивных документов АИС "Налог-3".
Документы, указанные в пункте 1.8.2.1 Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа "Дело" или "Комплект".
Формирование объекта хранения типа "Дело".
3.2.1. Объектом хранения типа "Дело", по решению Владельца объектов хранения, осуществляется передача на централизованное хранение следующих видов документов:
- документы по государственной регистрации прекративших деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
- документы по учету в НО организаций и физических лиц;
- декларации по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика;
- приложения к декларациям по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика (передаются по истечении 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки).
3.2.2. В одну архивную тару размещаются объекты хранения типа "Дело", содержащие документы одного срока хранения, определенного в соответствии с Перечнем документов, и года образования дела (за исключением деклараций по налогу на доходы физических лиц, которые комплектуются в отношении одного налогоплательщика в независимости от года их образования).
3.2.3. На обложку объекта хранения типа "Дело" наносится заголовок дела/наименование юридического лица (организации)/ФИО индивидуального предпринимателя (физического лица), ИНН/ОГРН/ОГРНИП.
3.2.4. Документы по учету организаций, прекративших деятельность, физических лиц, снятых с учета в связи со смертью, группируются и комплектуются отдельно.
3.2.5. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа "Дело".
Формирование объекта хранения типа "Комплект".
3.2.6. Объектом хранения типа "Комплект", по решению Владельца объектов хранения, осуществляется передача на централизованное хранение документов, указанных в пункте 1.8.2.1 Порядка.
3.2.7. Объект хранения типа "Комплект" должен содержать документы одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с Перечнем документов и года образования документов.
3.2.8. В одну архивную тару может быть укомплектован только один объект хранения типа "Комплект".
Комплектование архивных тар объектами хранения типа "Дело" и "Комплект".
3.2.9. При подготовке архивных тар НО использует Упрощенную технологию учета архивных документов АИС "Налог-3" и выполняет следующие действия:
- регистрирует объект хранения в ЕКП с указанием соответствующего типа объекта хранения;
- печатает и наклеивает на объект хранения маркировочную этикетку, содержащую инвентарный номер объекта хранения в виде двухмерного штрих-кода (GUID), маркировочная этикетка наклеивается на свободное место обложки "Дела" или первого листа "Комплекта" параллельно верхнему краю (с отклонением не более чем на 10 (десять) градусов) и не должна закрывать значимую информацию объекта хранения;
- с использованием ЕКП комплектует объект(ы) хранения в архивную тару;
- наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, срок хранения и год уничтожения (при возможности) объектов хранения, содержащихся в архивной таре;
- формирует средствами ЕКП, распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к Порядку) для последующей передачи в Филиал Учреждения.
3.3. Передача документов, зарегистрированных в ЕКП и подлежащих размещению на хранение без сканирования и ввода.
Документы, указанные в пункте 1.8.2.2. Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа "Документ".
Формирование объекта хранения типа "Документ"
3.3.1. Объектом хранения типа "Документ" осуществляется передача на централизованное хранение следующих документов:
- документы НБО, представленные за периоды, превышающие 3 (трех)-летний срок (для деклараций по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ - 4 (четырех)-летний срок), и приложения к ним;
- комплекты прилагаемых документов, не подлежащие централизованной обработке (передаются на хранение по истечению 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки);
- истребованные документы (передаются на хранение после завершения камеральной налоговой проверки);
- доверенности, поступившие отдельно от документов, подлежащих централизованной обработке (передаются на хранение после истечения срока действия);
- конверты и реестры МФЦ.
3.3.2. Комплекты прилагаемых документов передаются на централизованное хранение не ранее 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки.
3.3.3. Документы, комплекты прилагаемых документов, конверты и реестры МФЦ должны быть ранее зарегистрированы в ЕКП с инвентарным номером, указанным на маркировочной этикетке или на первом листе документа в виде двумерного штрих-кода, подготовленного налогоплательщиком при помощи специального программного обеспечения.
В целях обеспечения целостности каждый объект хранения типа "Документ" должен быть прошит или скреплен с помощью степлера, при этом комплект прилагаемых документов должен быть скреплен вместе с описью (реестром) документов, на которой указан инвентарный номер (GUID) объекта хранения.
Комплектование архивных тар объектом хранения типа "Документ"
3.3.4. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа "Документ", включающих документы одного вида, одного года образования документов, при этом допускается размещать документы различных сроков хранения.
3.3.5. Конверты и реестры МФЦ комплектуются в одну тару отдельно от других документов.
3.3.6. При подготовке архивных тар НО выполняет следующие действия:
- считывает ручным считывателем двухмерных штрих-кодов инвентарный номер тары (или вводит его с клавиатуры), убеждается, что инвентарный номер тары, считанный с нее, соответствует указанному инвентарному номеру на таре;
- считывает ручным считывателем двухмерных штрих-кодов или вводит с клавиатуры инвентарный номер (GUID) каждого объекта хранения (документа, комплекта прилагаемых документов), добавляемого в тару. Аналогично комплектуются тары с конвертами и реестрами МФЦ;
- после завершения комплектования тары осуществляет предварительную проверку содержимого тары путем сличения информации о скомплектованных в тару объектах хранения с фактическим содержанием тары на предмет выявления отсутствующих в таре объектов хранения, скомплектованных в нее, либо наоборот, наличия не скомплектованных в тару объектов хранения, но физически находящихся в ней. Формирует в ЕКП сопроводительный лист тары (приложение N 6 к Порядку), печатает его и вкладывает в тару;
- наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, содержащихся в архивной таре;
- формирует средствами ЕКП, распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к Порядку) для последующей передачи в Филиал Учреждения.
IV. Прием-передача архивных тар
4.1. Архивные тары, передаваемые НО, доставляются в Архивохранилище в соответствии с Планом-графиком.
4.2. Архивные тары не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО (или Филиал Учреждения), представивший документы, в следующих случаях:
4.2.1. Архивная тара не соответствует требованиям пунктов 3.1.2 - 3.1.4 Порядка.
4.2.2. Архивная тара находится в состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней объектов хранения в течение всего срока хранения.
4.2.3. Архивная тара либо объекты хранения не зарегистрированы в АИС "Налог-3".
4.2.4. Срок хранения, указанный на архивной таре, не соответствует сроку хранения архивной тары, указанному Владельцем документов при регистрации тары в АИС "Налог-3".
4.3. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, на этапе разгрузки архивных тар имеет право провести выборочную предварительную проверку исполнения требований пункта 4.2 Порядка. При выявлении нарушений в ходе выборочной предварительной проверки процесс разгрузки и приема архивных тар прекращается, а архивные тары подлежат возврату в НО (Филиал Учреждения), представивший документы.
4.4. Прием-передача объектов хранения осуществляется путем сопоставления Акта приема-передачи партии тар (Акта приема-передачи) наличию архивных тар. При выявлении расхождений в Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи) делаются соответствующие отметки.
Акт приема-передачи партии тар в двух экземплярах подписывается уполномоченным сотрудником Филиала Учреждения, осуществляющего централизованное хранение, один экземпляр возвращается в передающий на хранение НО (или Филиал Учреждения), а второй остается в Филиале Учреждения, осуществляющем централизованное хранение.
4.5. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня поступления архивных тар:
- выполняет процесс "Прием партии тар" ("Прием тар из другого подразделения");
- в отношении представленных НО объектов хранения, содержащих документы, указанные в пунктах 1.8.1 и 1.8.2.2 Порядка, после выполнения процесса "Прием партии тар" выполняет в ПК МВиП процесс "Прием документов".
4.6. При приеме объектов хранения проверка содержимого архивных тар Филиалом Учреждения на предмет соответствия описи (при ее наличии), вложенной в тару, не осуществляется. Сверка количества документов и листов, указанных в Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи), с фактическим количеством документов и листов, содержащихся в тарах, не производится.
4.7. Если при приеме партии тар выявлено отсутствие тары, указанной в Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи), или выявлено несоответствие тары требованиям пункта 4.2 Порядка Филиал Учреждения формирует Акт отказа в приеме тары (приложение N 7 к Порядку). В случае фактического наличия тары, не указанной в Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи), тара подлежит возврату. В Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи) проставляется соответствующая запись о возврате неуказанной тары.
4.8. Если при выполнении процесса "Прием документов" выявлено наличие объекта хранения без инвентарного номера, либо не скомплектованного в архивную тару, такой объект хранения подлежит возврату по Акту возврата (приложение N 8 к Порядку), формируемого в текстовом редакторе.
4.9. Один экземпляр подписанного Сторонами Акта приема-передачи партии тар, Акта возврата хранится в НО (Филиале Учреждения), представившем документы, второй - в Филиале Учреждения, осуществляющем централизованное хранение.
4.10. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, не позднее 10 (десяти) рабочих дней со дня поступления архивных тар размещает тары с использованием ПК МВиП (процесс "Размещение тары") на промаркированные места хранения в соответствии с проведенным топографированием.
V. Проверка наличия и состояния объектов хранения,
размещенных на централизованное хранение
5.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится по помещениям Архивохранилища в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПК МВиП.
5.2. В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:
- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения и учетной информации в ПК МВиП;
- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;
- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.
5.3. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее 2 (двух) сотрудников Филиала Учреждения не реже одного раза в 10 (десять) лет. При этом проверка наличия и состояния объектов хранения должна проводиться после проведения мероприятий по уничтожению документов, не подлежащих хранению в текущем году, и до начала проведения мероприятий по выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению в новом году.
5.4. Внеочередные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся (при возможности на частичном объеме объектов хранения):
- после перемещения объектов хранения в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;
- при реорганизации или ликвидации Филиала Учреждения, осуществляющего централизованное хранение.
5.5. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.
5.6. В случаях выявления объекта хранения, не учтенного в ПК МВиП, Филиал Учреждения возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объекта хранения.
5.7. По завершении проверки наличия документов в ПК МВиП выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов инвентаризации документов (приложение N 9 к Порядку).
5.8. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки, наличия и состояния объектов хранения (приложение N 10 к Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала Учреждения, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала Учреждения или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения.
5.9. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом Учреждения организуется их розыск.
5.10. Если в ходе розыска выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала Учреждения готовит докладную записку на имя директора Филиала Учреждения с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.
5.11. Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.
5.12. Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.
5.13. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения с использованием ПК МВиП, формируется Акт об утрате объектов хранения (приложение N 11 к Порядку).
5.14. Акт об утрате объектов хранения утверждается директором Филиала Учреждения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.
5.15. Реквизиты Акта об утрате объектов хранения заносятся в ПК МВиП.
VI. Порядок выдачи и возврата оригиналов объектов хранения,
находящихся на централизованном хранении
6.1. Филиалом Учреждения осуществляется выдача оригиналов объектов хранения во временное пользование только по запросам НО. В случае поступления запроса на выдачу (изъятие) от других организаций, в том числе органов суда и прокуратуры, Филиал Учреждения не выдает объекты хранения, направляет запрос официальным письмом Владельцу документов с уведомлением запросившей организации (или органа). Владелец документов, в случае принятия решения о необходимости представления оригиналов объектов хранения, направляет запрос на выдачу объектов хранения в Филиал Учреждения, получает и передает их запросившей организации (или органу).
6.2. Для получения оригинала объекта хранения НО формирует и направляет в ПК МВиП с использованием ЕКП электронный запрос на выдачу объектов хранения.
6.3. Направить запрос на выдачу оригиналов объектов хранения имеет право:
- НО в отношении объектов хранения, Владельцем которых является данный НО;
- УФНС в отношении объектов хранения, Владельцем которых является подведомственные ему ИФНС.
6.4. Выдача объекта хранения типа "Дело" осуществляется целиком без выделения отдельных документов. Объект хранения типа "Комплект" выдается путем выдачи архивной тары, в которой он размещен на централизованное хранение.
6.5. Изготовление копий документов на бумажном носителе Филиалом Учреждения не осуществляется.
6.6. Подготовка объектов хранения к выдаче и их передача в НО.
6.6.1. После поступления в ПК МВиП электронного запроса на выдачу объектов хранения Филиал Учреждения с использованием ПК МВиП осуществляет поиск объектов в Архивохранилище и подготовку их к выдаче.
6.6.2. Объекты хранения должны быть подготовлены к выдаче не позднее 2 (двух) рабочих дней после поступления запроса в ПК МВиП для документов по государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, по остальным документам - не позднее 10 (десяти) рабочих дней после поступления запроса в ПК МВиП.
6.6.3. Филиал Учреждения формирует с использованием ПК МВиП и распечатывает в двух экземплярах Акт выдачи (приложение N 12).
6.6.4. Получение уполномоченным сотрудником НО объектов хранения осуществляется на территории Архивохранилища по Акту выдачи.
6.6.5. Оба экземпляра Акта выдачи подписываются уполномоченными сотрудниками НО и Филиала Учреждения, один экземпляр передается в НО, второй - остается в Филиале Учреждения.
6.6.6. При невозможности передачи объектов хранения в НО в установленный срок в связи с удаленностью Филиала Учреждения, осуществляющего хранение, от НО, сформировавшего запрос на предоставление объектов хранения из Архивохранилища, не позднее 4 (четырех) рабочих дней после поступления запроса в ПК МВиП для документов по государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, по остальным документам - не позднее 10 (десяти) рабочих дней Филиал Учреждения направляет объекты хранения типа "Документ" и типа "Дело" в НО заказным или ценным почтовым отправлением.
6.6.7. В случае направления объектов хранения заказным или ценным почтовым отправлением Филиал Учреждения направляет в НО сопроводительное письмо, зарегистрированное в СЭД, с описью направленных объектов хранения. Если в течение 30 (тридцати) дней объекты хранения не были доставлены в НО, то по СЭД в филиал Учреждения автоматически возвращается регистрационная карточка сопроводительного письма с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе".
Филиал Учреждения осуществляет розыск отправленных заказным или ценным почтовым отправлением объектов хранения.
6.6.8. Возврат объектов хранения в Архивохранилище осуществляется в соответствии с разделами II, III (за исключением требований, указанных в пунктах 3.1.2, 3.1.3), IV Порядка.
VII. Порядок подготовки и передачи электронных образов
объектов хранения
7.1. Для получения электронных образов объектов хранения НО формирует в ЕКП запрос на получение электронных образов объектов хранения типа "Документ", "Дело" или отдельных документов, входящих в состав "Дела", и направляет его в ПК МВиП. Запрос электронных образов в отношении объектов хранения типа "Комплект", конвертов и реестров МФЦ не осуществляется.
7.2. При поступлении в ПК МВиП электронного запроса на получение электронных образов документов (задание на выборочную обработку) Филиал Учреждения выполняет следующие действия:
7.2.1. Осуществляет с использованием ПК МВиП поиск объектов хранения типа "Документ" или "Дело" в Архивохранилище.
7.2.2. Расшивает объект хранения типа "Документ" или "Дело" (входящие в его состав документы), которые необходимо отсканировать, контролирует отсутствие скрепок, скоб и ниток, скрепляющих документы.
7.2.3. Сканирует в ПК МВиП в режиме двухстороннего сканирования объекты хранения типа "Документ", "Дело" либо отдельные документы, входящие в его состав, и передает электронные образы НО средствами ПК МВиП:
- для документов по государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей не позднее 2 (двух) рабочих дней, следующих за днем получения запроса Филиалом Учреждения (для срочных запросов - не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем получения запроса Филиалом Учреждения);
- для иных видов документов - не позднее 10 (десяти) рабочих дней, следующих за днем получения запроса Филиалом Учреждения.
7.2.4. Если при обработке электронного запроса на получение электронных образов документов, входящих в состав объекта хранения типа "Дело", выявлено отсутствие запрошенного документа, Филиал Учреждения информирует об этом НО (в сроки, указанные в пункте 7.2.3 Порядка). Розыск отсутствующих документов Филиалом Учреждения не производится.
7.2.5. Филиал Учреждения осуществляет обработку и передачу электронных образов документов не более чем для 10 (десяти) объектов хранения в день (объемом не более 200 (двести) листов каждый) от одного НО.
7.2.6. После завершения сканирования в целях обеспечения целостности объект хранения типа "Документ", содержащий более одного листа, должен быть прошит или скреплен с помощью степлера, при этом комплект прилагаемых документов должен быть скреплен вместе с описью (реестром) документов, на которой указан инвентарный номер (GUID) объекта хранения.
7.3. Подготовка и передача электронных образов объектов хранения типа "Комплект", конвертов и реестров МФЦ Филиалом Учреждения не осуществляется.
VIII. Уничтожение объектов хранения с истекшим
сроком хранения
8.1. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале Учреждения, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.
8.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого руководителем НО утверждается Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, формируемый с использованием ПК МВиП (приложение N 13 к Порядку).
8.3. Ежегодно до 31 декабря Владелец объектов хранения формирует список выданных в НО документов и осуществляет возврат на централизованное хранение полученных ранее объектов хранения, с истекшим сроком хранения.
В случае необходимости продления сроков хранения такие объекты хранения исключаются из списка документов НО с истекшим сроком хранения и Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, при условии указания причины продления срока хранения и реквизитов документа, являющегося основанием для продления сроков хранения. Срок хранения объектов хранения автоматически продлевается на 1 (один) год.
8.4. Ежегодно 1 января в УДиЭА автоматически формируется список всех объектов хранения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января текущего года, из которого выделяются объекты хранения, которые были выданы по запросу и находятся в НО.
8.5. В случае отсутствия необходимости возврата объектов хранения на централизованное хранение в Филиал Учреждения и дальнейшего хранения в НО, объекты хранения могут быть уничтожены в установленном порядке в НО. При этом Владелец объектов хранения обязан отразить в УДиЭА реквизиты Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, что будет служить основанием для уничтожения электронных образов объектов хранения.
8.6. Владелец объектов хранения средствами УДиЭА формирует Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по состоянию на 1 января текущего года.
8.7. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и электронное приложение к нему согласовываются на заседании ЭК НО и утверждаются руководителем НО.
8.8. Ежегодно не позднее 15 мая Владелец объектов хранения осуществляет следующие действия:
- размещает в УДиЭА скан-образ утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;
- при помощи режима интерактивного сервиса УДиЭА утверждает Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, указывая в диалоговом окне реквизиты утвержденного документа на бумажном носителе (после выполнения этого действия электронное приложение к Акту о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, автоматически направляется в ПК МВиП);
- направляет в Филиал Учреждения по СЭД с сопроводительным письмом копию утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению.
8.9. Процесс уничтожения проводится Филиалом Учреждения на основании представленных НО Актов о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и должен быть завершен до начала процесса уничтожения в предстоящем году.
Процесс уничтожения проводится партиями объектов хранения и включает в себя:
- выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;
- отбор партии объектов хранения с мест хранения;
- уничтожение бумажных носителей партии объектов хранения;
- автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии объектов хранения;
- формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии;
- формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении объектов хранения (приложение N 14 к Порядку), указанных в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по завершении кампании по уничтожению документов;
- направление в один или несколько НО копии Акта об уничтожении объектов хранения на бумажном носителе, утвержденного директором Филиала Учреждения.
8.10. Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом Учреждения самостоятельно и должен исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала Учреждения или при условии проведения видеоконтроля.
Приложение N 1
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Форма
информации о назначенных координаторах взаимодействия
и ответственных лицах
Код налогового органа | Наименование налогового органа или Филиала ФКУ | ФИО | Сфера ответственности | Контактный телефон (городской/IP) | e-mail адрес в СЭД |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | |
| | | | | |
Формируется в Microsoft Word
Приложение N 2
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Сведения
о планируемых объемах и сроках передачи объектов хранения
в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
в __________________ для централизованного хранения
на ____ год
Код НО | Планируемые объемы передачи архивных тар |
январь | февраль | март | апрель | май | июнь | июль | август | сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь | Общий итог |
тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. | тары | п.м. |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
Общий итог | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
Руководитель УФНС/МИ ФНС России/МРИ ФНС России _______ ___________________
подпись расшифровка подписи
Формируется в Microsoft Excel
Приложение N 3
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
"СОГЛАСОВАНО" | | "УТВЕРЖДАЮ" |
Руководитель УФНС/МИ ФНС России/МРИ ФНС России по ________________________ | | Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в ____________________ |
_________ подпись | ______________ расшифровка подписи | | _________ подпись | _________________ расшифровка подписи |
"__" ____________ ____ г. | | "__" _____________ ____ г. |
План-график
передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
в _____________ архивных тар для централизованного хранения
на ____ год
Код региона | Код НО | январь | февраль | март | апрель | май | июнь | июль | август | сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь | ИТОГО |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 |
XX | XX01 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
XX | XX02 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
XX | ИТОГО | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
Адрес архивохранилища _______________________
Формируется в Microsoft Excel
Приложение N 4
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Акт приема-передачи партии тар | | Штрих-код |
|
Дата передачи: __________
Отправитель: | (код налогового органа - отправителя) |
| (наименование налогового органа - отправителя) |
Получатель: | (код филиала Учреждения - получателя) |
| (наименование Учреждения - получателя) |
Инвентарный номер тары | Категория документов | Тип НП | Документов | Листов | Примечание |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
Передал: | | | | | |
| Фамилия И.О. | | Подпись | | Дата |
Принял: | | | | | |
| Фамилия И.О. | | Подпись | | Дата |
Формируется в ЕКП
Приложение N 5
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Акт приема-передачи N ____________________ от ___________
Отправитель: | |
| (наименование отправителя) |
Получатель: | |
| (наименование получателя) |
Количество тар:
От отправителя: | | | |
| (ФИО) | | (Подпись) |
От получателя: | | | |
| (ФИО) | | (Подпись) |
Формируется в ПК МВиП, используется при передаче из Филиала Учреждения в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение налоговых документов
Приложение N 6
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Учетный номер листа
┌─────────────────────────┐ (Наименование налогового органа)
│ │
│ │
└─────────────────────────┘
СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ТАРЫ
Инвентарный номер тары
┌────────────────────────┐
Код налогового органа: _________ │ │
Дата комплектования: __________ └────────────────────────┘
Тип налогоплательщика: _________
Категория документов: __________
Задача: ________________________
Пакетов: ________ Документов: ________ Листов: ________
N п/п | Инвентарный номер | Листов | Рег. номер пакета (документа) | Дата поступления | Задание для ФКУ |
1 | | | | | |
Наименование налогового документа |
2 | | | | | |
Наименование налогового документа |
Скомплектовал __________________ _____________ ______________________
Фамилия И.О. Подпись Дата
Формируется в ЕКП
Приложение N 7
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Акт ┌───────────────┐
отказа в приеме тары │Штрих-код │
└───────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Номер │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
N п/п | Тара | Вид | Тип НП | Документов | Листов |
1 | | | | | |
Всего: | |
_____________________ _________________ _______________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"___" _________ 20__ г.
Формируется в ПК МВиП
Приложение N 8
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Акт возврата N _______ от ______
Отправитель: ______________________________________________________________
(наименование отправителя)
Получатель: _______________________________________________________________
(наименование получателя)
N п/п | Регистрационный номер документа <*> | Количество листов | Причина возврата |
1 | 2 | 3 | 4 |
| | | |
| | | |
| | | |
--------------------------------
<*> В случае отсутствия регистрационного номера указывается
наименование документа.
Всего документов: _____________________________________________________
Всего листов: _________________________________________________________
От Отправителя: _________________ ________________ "__" _________ 20 г
(ФИО) (подпись)
От Получателя: _________________ ________________ "__" _________ 20 г
(ФИО) (подпись)
Формируется в текстовом редакторе
Приложение N 9
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Сличительная ведомость
тары ____________ по помещению _________ подразделения _________
N п/п | Наименование объекта хранения | GUID объекта хранения | Количество листов | Примечание |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
┌──────┐
Проверил: _______________________________________________________ │ дата │
должность дата подпись расшифровка подписи └──────┘
Сличительная ведомость от __.____.____. стр. ___ из ___.
Формируется в ПК МВиП
Приложение N 10
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ___________ Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис"
ФНС России в субъекте
Российской Федерации
проверки наличия и состояния _________ ________________________
объектов хранения подпись расшифровка подписи
"___"______________ 20__ г
Помещение N _________
Проверка проводилась с _____________________ по _______________________
Проверкой установлено:
1. Числится, учтенных в ПО __________________________ объектов хранения
(количество)
2. Имеется в наличии, учтенных в ПО _______________ объектов хранения
(количество)
из них:
а) требующих дезинфекции _____________________ объектов хранения
(количество)
б) неисправимо поврежденных ___________________ объектов хранения
(количество)
3. Имеется в наличии, неучтенных в ПО ______________ объектов хранения
(количество)
4. Не оказалось в наличии, но учтено в ПО __________ объектов хранения
(количество)
5. Итого учтенных и неучтенных в ПО ________________ объектов хранения
(количество)
6. Характеристика условий хранения __________________________________
_______________________________________________________________________
Проверку производили:
__________ __________ _________________________
должность подпись расшифровка подписи
Акт проверки помещения
Формируется в ПК МВиП
Приложение N 11
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
┌─────────────────────────────┐ УТВЕРЖДАЮ
│ Штрих-код │ Директор филиала ФКУ "Налог-Сервис"
│ │ ФНС России в субъекте
└─────────────────────────────┘ Российской Федерации
АКТ
______________ N ___________ ___________ ___________________
подпись расшифровка подписи
об утрате объектов хранения "___" ______________ 20__ .г
В результате проверки наличия объектов хранения установлено отсутствие
перечисленных ниже объектов хранения, предпринятые
___________________________________________________________________________
наименование филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
меры по розыску объектов хранения положительных результатов не дали, в
связи с чем считаем возможным снять с учета:
N п/п | Наименование объекта хранения | GUID объекта хранения | Количество листов | Предполагаемые причины отсутствия |
| | | | |
| | | | |
Итого __________ _____________________________________ объектов хранения
прописью
______________________________ _______________ ___________________________
должность лица, ответственного подпись расшифровка подписи
за хранение
Изменения в программное обеспечение внесены
__________________ ______________ _______________________
должность подпись расшифровка подписи
Акт об утрате архивных документов от __.____.____. стр. ___ из ___.
Формируется в ПК МВиП
Приложение N 12
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Акт выдачи N______________________ от ______________
┌───────────────┐
│ Штрих-код │
│ │
└───────────────┘
Отправитель:________________________________________________________
(наименование отправителя)
Получатель:_________________________________________________________
(наименование получателя)
Всего документов:
Всего листов:
N п/п | Номер | Листов | Задание | Дата |
| | | | |
От отправителя: _____________________________________ ________________
(ФИО) (Подпись)
От получателя: ______________________________________ ________________
(ФИО) (Подпись)
Формируется в ПК МВиП
Приложение N 13
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
------------------------ Руководитель НО
АКТ _______________________________
_____________ N ______________ подпись расшифровка подписи
"__" __________________ 20__ г.
О выделении к уничтожению
объектов хранения, не подлежащих ┌─────────────────────────────────┐
хранению │ │
└─────────────────────────────────┘
Приказа ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@
На основании --------------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня документов с указаниями
сроков хранения)
(в действующей редакции)
---------------------------------------------------------------------------
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы Фонда N __________________
наименование фонда
ИТОГО в соответствии с приложением в электронном виде _____________________
указывается MD5
приложения
___________________________________ объектов хранения за _____________ годы
(количество цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены ЭПК
___________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от __________________ N ____________)
Приложение: файл списка объектов хранения с MD5 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXX
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов ______________ _____________________
подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ТНО
от ____________ N __________
Формируется автоматизировано
Продолжение приложения N 13
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
Приложение
к Акту о выделении
к уничтожению объектов хранения,
не подлежащих хранению
от __________ N _______
N п/п | Наименование объекта хранения | Вид объекта хранения | КНД | Год поступления в налоговый орган | Регистрационный номер объекта хранения (GUID) | Кол-во объектов хранения | Сроки хранения и номера статей по Перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Приложение N 14
к Порядку централизованного
хранения документов
с использованием централизованных
компонентов АИС "Налог-3",
утвержденному приказом ФНС России
от ________ N ___
┌──────────────────────────────────────┐ УТВЕРЖДАЮ
│ Штрих-код │ Директор филиала
│ │ ФКУ "Налог-Сервис"
│ │ ФНС России в субъекте
└──────────────────────────────────────┘ Российской Федерации
АКТ
_____________ N ______________
об уничтожении объектов хранения, _____________ _________________
не подлежащих хранению подпись расшифровка
подписи
"__" ____________ 20__ г.
На основании Актов о выделении к уничтожению объектов хранения,
не подлежащих хранению:
N п/п | Место составления Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению | Дата утверждения Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению | Номер Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению |
Код НО | Наименование НО |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Объекты хранения в количестве: _______________________________________ штук
___________________________________________________________________________
(прописью)
- на бумажном носителе весом кг сданы на уничтожение;
- в программном обеспечении удалена информация, соответствующая
уничтоженным объектам хранения.
Изменения в программное обеспечение внесены
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию уничтожения _____________ ________________________
документов Подпись расшифровка подписи
Формируется в ПК МВиП
